Живой подписью синоним

Любому руководителю, собственнику бизнеса, а также работнику отдела кадров необходимо знать, что это такое — живая подпись на документах, чем она отличается от печати и факсимиле, и в каких случаях рекомендуется её использовать в рамках ведения деятельности. Следует отметить, что данное знание крайне важно для безопасного заключения сделок и договоров, ведь во многих ситуациях законодательство прямо требует наличия на документе живой подписи. С другой стороны, использование факсимильной подписи вместо живой может значительно упростить документооборот и ускорить принятие необходимых решений, особенно в рамках крупных предприятий.

Живая подпись — что это такое и как ее правильно называть

Вопрос того, что такое живая подпись, не регулируется непосредственно в нормативах российского законодательства. Вместо этого, законодательство рассматривает непосредственно подпись, как уникальный отличительный знак каждого человека, написанный им собственноручно при помощи пишущих изделий. Подпись используется при оформлении широкого спектра сделок, а образец подписи — должен присутствовать в паспортах и иных документах, удостоверяющих личность человека.

Таким образом, в обыденной речи живой подписью называется именно подпись, выполненная от руки при помощи, чаще всего, обычной шариковой ручки или иного изделия, пишущего чернилами. Именно такая подпись является целиком и полностью законной и при ее использовании точно не возникнет спорных ситуаций. Даже в случае судебных споров, живая подпись может быть направлена на почерковедческую экспертизу, которая и установит её подлинность или факт подделки.

Что касается правильного названия живой подписи, то так как законодательство регламентирует лишь подпись как таковую в целом, то она и называется подписью, без каких-либо дополнительных определений. Однако сама фраза «живой подписи» была придумана для того, чтобы отличать ее использование от факсимильной подписи или печати предприятия либо иного лица.

Чем отличается живая подпись от факсимиле и что это такое

Факсимиле — это специальная печать, на которой зафиксирована подпись человека. Используя такую печать, можно значительно ускорить документооборот. А в случае, если документы прямо требуют подписи руководителя, применение факсимиле происходит отдельными лицами, уполномоченными на это, без отвлечения руководства от выполнения своих обыденных задач.

Конечно, живая подпись отличается от факсимиле как по принципам нанесения, так и по юридической значимости. С точки зрения законодательства, применение факсимиле крайне редко признается тождественным живой подписи. А использование факсимильной подписи при оформлении документов вместо живой может привести к признанию данной документации недействительной — и требовать такого признания может любая из сторон сделки, в рамках которой использовалась факсимильная подпись.

Главными отличиями является как механизм нанесения подписи, так и ее цвет и химический состав чернил, а также разность в написании. Факсимильная подпись всегда является одинаковой — такой, как она выглядит на печати. Живая же подпись, несмотря на общее сходство, в каждом отдельном случае написания является уникальной. Кроме этого, практически всегда материалы чернил, используемые при нанесении факсимильной и живой подписей, отличаются. Отличается также и характер продавливания бумаги — в случае с факсимиле, она всегда продавливается равномерно. А при нанесении живой полноценной подписи — давление на пишущий инструмент в процессе написания изменяется.

Когда необходимо использовать живую подпись, а где можно обойтись печатью

Законодательство предполагает, что любые сделки, осуществляемые физическими лицами, должны сопровождаться их подписью. Кроме этого, подпись должна присутствовать на большинстве официальных документов, за исключением случаев, когда допускается применение исключительно печати юридического или физического лица, являющегося предпринимателем. Именно поэтому часто факсимильная подпись используется в составе печатей предприятий или вместе с ними в тех случаях, когда закон не предполагает обязательного применения живой подписи.

Логичным также является использование факсимильных подписей в ситуациях, когда они применяются для оформления бумаг, не являющихся полноценными документами. Например — различных грамот, открыток и поздравлений. Также, может применяться факсимиле и при ведении переписки. Во всех же юридически значимых сделках, где существуют риски возможных споров, следует прибегать к использованию живой подписи.

Обычно факсимиле подписи является более веским доказательством в судебных спорах, чем просто распечатанная на бумаге подпись. Однако в общих случаях, оба варианта в целом являются неудовлетворительными так как предполагают возможность использования чужой подписи третьими лицами и не всегда позволяют однозначно установить личность подписавшегося человека при возникновении споров.

Таким образом, применять вместо живой подписи факсимиле стоит максимум в рамках внутренней документации, которая вряд ли будет проверяться, активно использоваться, и которая точно не станет объектом каких-либо судебных споров или иных разногласий. Во всех иных ситуациях лучше применять живую подпись. Допускается также применение факсимильной подписи в официальной документации в тех случаях, когда она не является обязательным элементом документов с точки зрения законодательства, но по тем или иным причинам востребована контрагентом или просто владелец факсимиле желает придать документации дополнительный вес.

Заключение

Живая подпись — это просто подпись человека, оформленная им лично при помощи пишущих средств. Законодательство практически не регламентирует применение подписи-печати с использованием факсимиле, однако в некоторых ситуациях такой механизм может быть допустимым, когда не предполагаются значимые юридические последствия или потенциальные спорные ситуации.

Факсимиле и оригинал подписи – в чем отличия?

Факсимиле – это штемпельное изделие, достоверно воспроизводящее подпись. Его активно используют многие организации и предприятия, находя это изобретение человечества очень практичным и удобным.

Однако именно данной печатью не стоит злоупотреблять. Нужно четко придерживаться норм, прописанных в законодательстве. В противном случае можно столкнуться с такими неприятностями, которые могут привести к крупным финансовым потерям. А именно: факсимильной подписи не место на бухгалтерской отчетности и платежных документах, на доверенности и векселях. Словом, ее не используют на документации, связанной с имущественными, финансовыми или административными отношениями.

Факсимиле и «живая» подпись: как отличить?

Стоит не только пользоваться штампом с личной подписью, имея на то законные основания, но и быть внимательными к подозрительным оттискам на документах. Хотя современная штемпельная продукция и отличается превосходным качеством, есть несколько подсказок, помогающих определить, где стоит «живая», а где факсимильная подпись.

Во-первых, оригинальный росчерк не будет каждый раз совершенно одинаковым. Человек подписывается немного по-разному на разных документах. Существенного отличия нет, но детали и размеры неодинаковы. Когда же из документа в документ подпись идентична, то, скорее всего, использовано именно специальное клише.

Второй важный момент – обратная сторона документа. Когда на нем ставится собственная подпись, то нет следов давления, а штамп оставляет свой рельефный след.

Есть еще один способ удостовериться, держите вы в руках документ с факсимиле, изготовление которого займет считанные часы, или нет. Для этого нужно тщательно изучить бумаги, на которых стоит оригинальный автограф. Затем его сравнивают с сомнительной подписью. Как правило, факсимильный росчерк будет отличаться отсутствием мелких деталей и утолщениями по краям.

Наконец, самый достоверный метод проверки подписи – поручить это дело специалистам. Они имеют свои подручные средства и соответствующий опыт, который позволит выявить факсимиле даже самого высокого качества.

Факсимиле: изготовление в подробностях

Для того чтобы получить на руки готовое изделие, заказчику достаточно предоставить качественную подпись изготовителю. Это можно сделать лично на бумажном носителе, привезя его в офис компании, или же переслать по электронной почте отсканированный вариант. Дополнительно нужно указать, каков реальный размер оригинальной подписи. Его рассчитывают от крайней верхней до крайней нижней точки, а также от крайнего правого до крайнего левого края.

Этот эскиз передают специалистам, которые готовят по нему электронный макет. Затем его распечатывают на пленке и приступают собственно к изготовлению клише. Сегодня можно выбирать одну из нескольких современных технологий, с помощью которых изготавливают факсимиле. Стоит остановиться на методе производства печатей из фотополимеров. Он позволяет выполнять заказ в сжатые сроки, при этом отменное качество изделия отлично сочетается с очень доступной ценой.

Теперь к готовому клише нужно подобрать оснастку, чтобы пользоваться печатью было легко и удобно. И факсимильная подпись поступит в полное распоряжение владельца. В случае срочного заказа от момента подачи заявки и до получения готового изделия пройдет буквально несколько часов.

Самое главное – использовать факсимильную подпись разумно. И тогда она действительно послужит на пользу предприятия, не доставляя проблем или дополнительных хлопот.

Источник

Нужна ли вам «живая» подпись

«Бюджетный учет», 2008, N 6

В наше время все спешат, все торопятся, все заняты. Нет времени не то что на личные встречи с контрагентами, а даже на подписание документов. Иногда и директора не сыщешь днем с огнем. А документы-то пылятся без подписи. Поэтому все чаще прибегают к отправке документов по факсу, факсимильным и электронно-цифровым подписям.

Об использовании факсимильного воспроизведения подписи бухгалтерских документов в законодательстве сказано немного. В основном упоминаются документы «светского» характера. О возможностях электронной цифровой подписи сказано в Законе от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ.

Отраслевые нормы

В подразделениях системы МВД России допускается использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) подразделения на документах, не влекущих за собой материальную (другую) ответственность, если иное не было предусмотрено соглашением сторон (п. 9 Инструкции, утвержденной Приказом МВД России от 6 февраля 2007 г. N 130).

В Положении о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24 января 2006 г. N 4) и Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утв. Приказом Федеральной службы судебных приставов от 27 декабря 2006 г. N 179) говорится о том, что штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется его подпись, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных писем не допускается.

Остановимся на использовании факсимиле и ЭЦП в органах государственной власти и местного самоуправления. В п. 13.1.2.9 Регламента Правительства Москвы (утв. Постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. N 112-ПП) установлено, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и других.

В п. 4.13 Регламента работы Администрации Тверской области (утв. Постановлением Губернатора области от 2 июля 2003 г. N 73-пг) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, заместителей губернатора области разрешается при необходимости использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этого штампа при оформлении подлинников всех документов не допускается .

Об этом сказано и в Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области (утв. Распоряжением Главы администрации Ивановской области от 22 декабря 2003 г. N 1658-р).

А в Нижневартовском районе утверждено Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района (утв. Постановлением главы Нижневартовского района от 6 декабря 2007 г. N 1555). В нем речь идет о том, что в администрации района могут использоваться клише с факсимильным изображением подписей главы района и заместителей главы района.

Оттиском клише с факсимильным воспроизведением соответствующей подписи разрешается заверять в текущей деловой переписке:

• копии подписанных в установленном порядке документов;
• поздравительные, приветственные письма и телеграммы;
• другие документы по прямому указанию главы района, заместителей главы района, за исключением выдачи доверенностей, подписания платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, а также использовать указанные клише при оформлении подлинников всех документов.

Из Регламента Администрации Псковской области (утв. Постановлением Администрации Псковской области от 15 октября 2007 г. N 397, далее — Регламент N 397) следует, что документы администрации области могут быть согласованы либо подписаны с использованием аналогов собственноручной подписи (электронная цифровая подпись, факсимильное воспроизведение подписи). На документах администрации области, исполненных на бумажных носителях, может быть использовано факсимильное воспроизведение подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата. На документах администрации области, имеющих вид электронного сообщения, могут быть использованы электронные цифровые подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений аппарата администрации области и органов исполнительной власти области. В случае необходимости руководитель органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата администрации области вправе использовать факсимильное воспроизведение своей подписи (далее — факсимиле) при оформлении служебных документов. Порядок использования факсимиле руководителя органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата администрации области устанавливается нормативно-правовым актом соответствующего государственного органа. На руководителей органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата администрации области в полном объеме распространяются нормы настоящего раздела. Факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата может быть использовано на копиях подписанных в установленном порядке документов и материалов, а также на документах и материалах, подписанных или согласованных с использованием ЭЦП при переносе на бумажный носитель.

Оформляем сделку

Как сказано в п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Соглашение об использовании факсимиле и ЭЦП может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения». В целях подстраховки в договор можно включить таблицу (см. рис. 1).

Рисунок 1

В формах договоров, утвержденных Приказом Минобрнауки России от 1 октября 2007 г. N 267, даны следующие формулировки.

Договор образовательного кредита: «Стороны пришли к соглашению об использовании Банком факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор, дополнительные соглашения к нему и другие документы, заключаемые между Банком и Заемщиком в связи с предоставлением Кредита».

Договор о предоставлении поручительства: «Стороны пришли к соглашению об использовании Поручителем факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор».

При заключении договора по факсу также следует сделать специальные оговорки. Нужен отдельный пункт о том, что стороны намерены совершить сделку посредством факсимильной связи, а подписи сторон на документах, переданных и полученных по факсу, имеют силу собственноручных. Иначе суд может посчитать контракт незаключенным (Определение ВАС РФ от 7 февраля 2008 г. N 653/08). Кроме того, в договоре нужно прописать номера факсов, с которых будут отправляться сообщения. Также в контракт включают пункт о том, что в случае возникновения спора контрагенты допускают использование в качестве доказательств документы, которыми они обменялись по факсу (накладные, акты и т.д.).

Надо сказать, налоговики зачастую не признают контракт, заключенный по факсу. Однако судьи уверены, что заключение договора таким способом правомерно (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 13 марта 2006 г. по делу N А56-12718/2005, Поволжского округа от 20 июля 2006 г. по делу N А12-25353/05-С35, Западно-Сибирского округа от 19 июня 2007 г. по делу N Ф04-3802/2007(35217-А45-4)).

Обратите внимание: есть договоры, которые можно заключать лишь в форме единого документа, подписанного обоими контрагентами:

• договор продажи недвижимости (ст. 550 ГК РФ);
• договор аренды зданий и сооружений (п. 1 ст. 651 ГК РФ);
• договор аренды предприятия (п. 1 ст. 658 ГК РФ);
• договор доверительного управления имуществом (п. 2 ст. 1017 ГК РФ).

Требуется личный автограф

В том же Регламенте N 397 сказано, что использование штампа с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата на:

• документах бухгалтерской отчетности;
• первичных учетных документах;
• карточках с образцами подписей установленного образца;
• доверенностях на получение материальных ценностей не допускается.

Разберем более подробно указанный запрет.

Первичная документация

Что касается «первички», запрет на проставление в ней факсимиле вполне справедлив. Ведь такие документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (если в альбомах нет необходимого документа, он может быть разработан учреждением самостоятельно, но при этом должен содержать все перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ реквизиты). В любом случае такие документы предполагают наличие подписей указанных в них лиц. Другими словами, законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов (Письмо Минфина России от 26 октября 2005 г. N 03-01-10/8-404, Постановления ФАС Уральского округа от 14 августа 2008 г. по делу N Ф09-6377/07-С3, Поволжского округа от 19 июля 2007 г. по делу N А65-3666/2006, от 3 мая 2007 г. по делу N А57-4249/06). Справедлив этот вывод и для документов, полученных по факсу, ведь там оригинальных подписей, как ни крути, не будет.

Однако есть и такое решение судей: факсимильная подпись на актах и накладных правомочна (Постановление ФАС Московского округа от 25 июня 2007 г. по делу N КГ-А40/5478-07). Арбитры указали на ст. 160 Гражданского кодекса, согласно которому использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если поставленная на актах и накладных факсимильная подпись не вызвала возражений заказчика — проблема снимается.

С ЭЦП дело обстоит иначе. Минфин России разрешил вести бюджетный учет на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи (Письмо от 19 мая 2006 г. N 02-14-13/1297). При соблюдении определенных требований электронная цифровая подпись в электронном документе считается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе (Письмо Минфина России от 4 сентября 2007 г. N 03-05-05-03/37). Условия таковы (п. 1 ст. 4 Закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»):

• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Счета-фактуры

Налоговики запрещают проставлять факсимильные подписи на счетах-фактурах, использовать ЭЦП, посылать документы по факсу (Письма ФНС России от 7 апреля 2005 г. N 03-1-03/557/11, от 19 октября 2005 г. N ММ-6-03/886@, от 14 февраля 2005 г. N 03-1-03/210/11, от 17 мая 2005 г. N ММ-6-03/404@). По их мнению, организации не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы «входного» НДС на основании счета-фактуры, заверенного или полученного таким образом, так как ст. 169 Налогового кодекса не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

В стане судей же не пришли пока к общему мнению. Согласно позиции некоторых арбитражных судов наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении налога (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 20 июня 2007 г. по делу N Ф08-3531/2007-1429А, Уральского округа от 26 февраля 2008 г. по делу N Ф09-625/08-С2, от 16 января 2008 г. по делу N Ф09-11118/07-С2, от 19 апреля 2007 г. по делу N Ф09-2754/07-С2, Московского округа от 15 мая 2006 г. по делу N КА-А40/2894-06). Служители Фемиды полагают, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле. Помимо того факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, в связи с чем проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении требований ст. 169 Налогового кодекса.

Также судьи указали, что в соответствии со ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражном процессе в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативно-правовым актом или договором.

Это важно. Законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (Постановление ФАС Центрального округа от 9 октября 2007 г. по делу N А09-8896/06-4).

В то же время существуют судебные решения, которые поддерживают налоговиков (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 21 февраля 2007 г. по делу N Ф03-А73/06-2/5431, от 14 июня 2006 г. по делу N Ф03-А51/06-2/1849, Поволжского округа от 19 июля 2007 г. по делу N А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. по делу N А57-4833/06-33, от 3 мая 2007 г. по делу N А57-4249/06).

Со счетами-фактурами, полученными по факсу, также не все ясно. Иногда судьи встают на сторону организаций (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 18 декабря 2007 г. по делу N А05-13752/2006-11, Западно-Сибирского округа от 27 февраля 2006 г. N Ф04-599/2006(19980-А27-6) по делу N А27-23535/2005-6). В других случаях признают право на вычет по факсовым счетам-фактурам только при условии, что организации по запросу налоговиков или суда представят оригинал (Постановления ФАС Уральского округа от 17 марта 2007 г. по делу N А47-3561/07, Московского округа от 3 марта 2006 г. по делу N КА-А40/853-06). Бывает и так, что спор выигрывают проверяющие (Постановление ФАС Уральского округа от 14 августа 2007 г. по делу N Ф09-6377/07-С3).

О том, что выставлять счета-фактуры, заверенные электронной цифровой подписью, можно, говорится, в частности, в Постановлении ФАС Уральского округа от 11 мая 2006 г. N Ф09-3600/06-С2 по делу N А47-8175/05.

Карточка с образцами подписей и оттиска печати

Инструкция Банка России от 14 сентября 2006 г. N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21 июня 2003 г. N 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Доверенности

Доверенность является односторонней сделкой, к которой в соответствии со ст. 156 Гражданского кодекса применяются общие положения об обязательствах и договорах. В соответствии с ч. 1 ст. 185 Гражданского кодекса доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Таким образом, к доверенности применяются положения ст. 160 Гражданского кодекса о письменной форме сделки. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В данном случае законом или иными правовыми актами использование факсимиле не предусмотрено, соглашение сторон не может иметь места, поскольку сделка односторонняя.

Следовательно, на доверенностях факсимильное воспроизведение подписи и ЭЦП не допускаются. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 апреля 2005 г. по делу N А11-1742/2003-К1-10/164).

Заметим, доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати данной организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Конкурсная документация

В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Например, в требованиях, установленных Приказом Департамента г. Москвы по конкурентной политике от 13 июля 2007 г. N 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано: «При подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей».

А в требованиях к документации, установленных Приказом Рособразования от 2 июля 2007 г. N 1182 «Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию», имелась следующая формулировка: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту не соответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».

Заявления

На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте Администрации г. Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утв. Постановлением Администрации г. Чебоксары от 19 декабря 2007 г. N 296) указано: «При подготовке Заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей».

Трудовой договор

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ). На соответствующих приказах также нужна личная подпись руководителя. Ведь среди реквизитов, придающих им юридическую силу, значится личная подпись руководителя.

Отчетность

В соответствии с п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ и п. 6 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России от 24 августа 2007 г. N 72н, отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером учреждения. Формы бюджетной отчетности, содержащие плановые и аналитические показатели, подписываются еще и руководителем финансово-экономической службы. Таким образом, формы бюджетной отчетности подписываются лично названными лицами, и использовать факсимильную подпись в данном случае нельзя.

Внимание! При оформлении первичных документов, счетов-фактур, налоговых деклараций лучше издать приказ или оформить доверенность на несколько лиц, которые смогут их подписывать (п. 3 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ, п. 6 ст. 169, п. 5 ст. 80 НК РФ).

Также Минфин России против использования факсимиле на налоговых декларациях (Письмо от 26 октября 2005 г. N 03-01-10/8-404). В том же Письме финансисты в который раз подчеркивают, что ставить клише на первичных документах и счетах-фактурах недопустимо.

Отправлять отчетность по телекоммуникационным каналам связи с использованием ЭЦП не возбраняется. Это делают на основании Временного регламента обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности при представлении их налогоплательщиком через специализированного оператора связи (утв. Приказом ФНС России от 6 февраля 2008 г. N ММ-3-6/50@).

Нужна инструкция

В учреждении необходимо издать распорядительный документ об использовании факсимиле и разработать соответствующее положение (инструкцию) о его использовании. В документе указывают:

• случаи применения факсимиле;
• лиц, имеющих право его ставить;
• лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле. Данная обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре лица, ответственного за хранение и использование факсимиле, или должностной инструкции.

Обычно такой документ составляют по вопросам использования не только факсимиле, но и дополнительных печатей организации.

Примерная форма инструкции приведена на рисунке 2.

Рисунок 2 И в заключение

Как вы поняли, факсимиле можно ставить далеко не на всех документах. Поэтому во избежание проблем в случае отсутствия должностных лиц, подписи которых необходимо поставить в авральном режиме, например, когда руководитель с главбухом уходят в отпуск или заболели, лучше, чтобы в учреждении был приказ о назначении временно исполняющего обязанности. Образец приказа приведен на рисунке 3.

Источник

Бесплатный большой онлайн словарь синонимов русского языка. Удобный поиск, сортировка, возможность сохранить файл синонимов. Использование материалов сайта разрешено только после согласия Администрации проекта.

18+

При выпуске электронной подписи одним из главных документов является заявление.

На заявлении обязательно должна быть ручная подпись и синяя печать (черная, при соответствии печати). Факсимиле недопустимо!

Как не нужно: 

Как нужно:

подпись

Синонимы:

Полезное