Система электронного документооборота синоним

ЭДО – что это такое

Электронный документооборот или сокращенно ЭДО – это процесс, который помогает ускорить и максимально упростить передачу различных документов между физическими и юридическими лицами.

Передавать и получать электронные документы гораздо проще, чем бумажные. А главное – ускоряется процесс их согласования и подписания. ЭДО пригодится различным службам и сотрудникам.

С помощью ЭДО можно обмениваться документами с поставщиками и покупателями, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры.

Главное, что все это можно совершать, не покидая рабочего места или даже собственной квартиры, если вы работаете удаленно.

Важно, чтобы у вас был доступ к программам электронного документооборота и электронная подпись, чтобы все документы, отправляемые с помощью ЭДО, имели юридическую силу.

Про виды подписей мы тоже расскажем в этой статье.

Принципы работы с ЭДО

Отправитель загружает документ в сервис или создает его, подписывает и отправляет контрагенту. Получатель может подписать документ (утвердить) или отклонить (например, если видит ошибки или не согласен с содержанием).

Если контрагент еще не пользуется ЭДО, он получит приглашение на электронную почту. Если получатель использует другого оператора ЭДО, отличного от оператора отправителя, то он получит приглашение к роумингу.

Роуминг – это возможность обмениваться документами с пользователями любых других операторов ЭДО.

Если документ утвержден, то отправитель получит уведомление о его подписании.

По тому же принципу происходит обмен документами и внутри организации.

Время подписания бумажных документов затягивается от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от того, как далеко от вас находится ваш контрагент, сотрудник или руководитель.

С ЭДО подписать документы можно за несколько минут, а все маршруты согласования заранее запрограммировать.

Тогда документ после согласования с одним сотрудником автоматически перейдет к другому.

Скорость – одно из главных преимуществ ЭДО.

Рассмотрим пример электронного документооборота в отделе закупок.

Менеджер отдела закупок должен заказать товары у поставщика, получить их, подписать все необходимые документы и затем передать их поставщику.

1. Менеджер формирует в ЭДО заказ на поставку товаров и направляет его своему руководителю на согласование.

2. Руководитель подписывает заказ (согласовывает) и менеджер видит, что статус заказа изменился.

3. Менеджер подписывает заказ (если необходимо) и направляет его поставщику.

4. Поставщик получает заказ, подтверждает получение и собирает товары на отгрузку. При этом он может через ЭДО провести корректировку заказа, например, если какой-то товар отсутствует на складе.

5. Когда товар готов к отправке, поставщик формирует документы на отгрузку в ЭДО (накладную, счет, счет-фактуру или УПД, при необходимости прикладывает и другие документы, например, сертификаты на продукцию) или загружает их в систему, подписывает документы электронной подписью и отправляет покупателю.

6. Менеджер, после того, как товары получены (или сразу), ставит свою электронную подпись и теперь у поставщика и у покупателя есть комплект подписанных документов.

Здесь уже важна не только оперативность (быстро согласовать заказ, передать поставщику и потом подписать документы), но и юридическая, и налоговая стороны.

Пока у поставщика нет подписанных документов, он не может предъявить претензии к покупателю, если тот задержит оплату – попросту нечем доказать, что товары и правда были переданы.

Покупатель же без документов не может оприходовать товар (да, есть и другие механизмы в бухгалтерском учете, но они временные – например, можно провести неотфактурованную поставку, пока документы находятся в пути).

Если нет подтверждающих документов, расходы на такие товары нельзя списать в налоговом учете.

ЭДО позволяет избежать этих рисков и своевременно и законно списывать и приходовать товары, работы или услуги.

Но электронный документооборот нужен не только торговле и тем, у кого много контрагентов. Электронными документами можно обмениваться внутри организации, с сотрудниками и с государственными органами.

Кроме того, ЭДО для многих компаний является обязательным.

Виды электронного документооборота

Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:

1. По сфере правовых отношений между субъектами которые участвуют в документообороте.

2. По виду документов, которые проходят через ЭДО.

Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:

• внутренний ЭДО

• внешний ЭДО

• ЭДО с государственными структурами

Внутренний ЭДО – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.

С помощью внутреннего ЭДО в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.

Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт (например, Положение о командировках) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.

Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.

Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.

Внешний ЭДО – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг.

Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.

ЭДО с государственными структурами– это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.

По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:

• бухгалтерский ЭДО;

• кадровый ЭДО;

• управленческий ЭДО;

• складской ЭДО;

• ЭДО для отчетности и т. д.

Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отраслей.

У компании «Бизнес-Легко!» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.

Кто может пользоваться ЭДО

ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.

Наиболее распространен ЭДО:

• В бухгалтерии – с его помощью сдают отчетность, собирают и передают документы (акты, накладные, счета и счета-фактуры, сверки, ведомости). Без системы ЭДО бухгалтер в некоторых случаях просто не сможет работать.

Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.

• В отделе кадров – прием, увольнение, отпуск, все эти события можно оформить в электронном виде. ТК позволяет обмениваться с сотрудниками документами через ЭДО (см. статью 22.1 ТК).

Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.

Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.

• На складе – любое перемещение товара, будь то отгрузка покупателю или просто перемещение между складами, можно оперативно отразить в документах, используя ЭДО. Особенно удобен электронный документооборот, если склад находится далеко за пределами головной компании.

• В управлении – менеджеры и руководители могут не только передавать документы и согласовывать их, но следить за исполнением распоряжений, просто заглянув в систему ЭДО.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Сначала о плюсах:

• Юридическая значимость документов. Документ с собственноручной подписью на бумаге и такой же документ, подписанный электронной подписью в ЭДО, с точки зрения закона равнозначны. Электронный документ можно предъявить в суде, предоставить в ФНС при проверке.

• Сокращение затрат на печать и пересылку. Цена на отправку письма Почтой России начинается от 27 рублей (если в письме вы отправляете 1-2 стандартных листа А4).

И это без цены конверта (примерно 3 рубля за штуку). Заказное письмо, ценное или курьерская отправка уже дороже.

Если вы отправляете 500 таких писем в год, то потратите на них минимум 15000, а ЭДО обойдется в несколько раз раз дешевле, да и ходить на почту, и стоять в очереди не придется.

Бумага тоже стоит недешево, например, популярная марка SvetoCopy от 300 рублей за пачку в 500 листов. С ЭДО бумага вам вообще не нужна.

• Сокращение времени создания, подписания, согласования и отправки документов. Здесь все очевидно и мы уже рассказали, насколько проще работать с электронными документами. Кроме того, их можно загрузить в бухгалтерскую программу или другой сервис (CRM, складскую программу).

• Безопасность передачи данных и защита самих документов.

Например, документы, пересылаемые через СБИС (система ЭДО) нельзя перехватить или подменить – они передаются по зашифрованному каналу.

Есть ли минусы у ЭДО?

Конечно, минусы тоже присутствуют:

• Необходимо позаботиться о резервном копировании. Лучше сохранять электронные документы не только в самой системе, но и еще на независимом носителе – собственном сервере, внешнем диске, даже флэшке. При этом нужно помнить, что если вы просто распечатаете электронный документ с отметками об электронной подписи – он юридической силы иметь не будет!

• Сопротивление сотрудников. Если в вашей компании привыкли все делать на бумаге, работникам может поначалу казаться, что работать в ЭДО сложно.

Для лучшей адаптации в системах ЭДО есть инструкции, встроенные помощники и подсказки, а если вы внедряете ЭДО с помощью сторонней компании, то она поможет вам безболезненно и быстро перейти на новый формат документов.

• Не все контрагенты подключены к системе ЭДО, с некоторыми приходится работать только на бумаге. Но даже такие организации понемногу исчезнут. Сейчас ЭДО уже стал для ряда компаний обязательным и тенденция продолжается.

Например, при продаже маркированных товаров (а это молочная продукция, вода, одежда, обувь и еще много всего) необходимо обмениваться электронными документами, этого требует закон.

Как совмещать бумажный и электронный ЭДО

Так как не все ваши контрагенты могут использовать ЭДО, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.

Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.

Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.

Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.

Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.

На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.

Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (для каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению (информация «вшивается» в код).

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.

Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении ЭДО.

Обязательно должны использовать ЭДО организации:

• работающие с маркированным товаром (и поставщики, и покупатели);

• участвующие в обороте товаров, подлежащих прослеживаемости (см. постановление Правительства от 01.07.2021 № 1110);

• при участии в закупках (на отдельных электронных площадках).

Переходят на ЭДО (есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.

Переход на ЭДО, с чего начать

Для того, чтобы перейти на ЭДО нужно:

• Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителю и всем, кто будет работать с системой ЭДО и подписывать документы.

Только наличие электронной подписи даст юридическую силу всем документам. В некоторых случаях для работы в ЭДО можно будет использовать и другие виды подписей (о них – читайте ниже).

• Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор, а также подключиться к системе, в которой будет происходить обмен документами.

• Обучить сотрудников работе в системе ЭДО.

• Начать обмен данными и радоваться скорости.

Какие электронные подписи существуют, их отличия

Электронные подписи бывают трех видов:

1. Простая ЭП.

2. Неквалифицированная ЭП.

3. Квалифицированная ЭП.

Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи.

Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.

Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.

Операторы ЭДО

При выборе оператора ЭДО важно обратить внимание на следующие моменты:

1. Наличие роуминга между операторами или возможность его настроить.

2. Возможность ведения архива всех сохраненных документов с удобным и быстрым поиском и легким доступом к документам.

3. Возможность разграничить доступ к ЭДО разным категориям сотрудников.

4. Возможность доработать систему под специфические запросы компании.

5. Возможность интеграции сервиса в уже используемые в организации системы.

6. Доступ к работе в ЭДО с разных устройств, в том числе с мобильных.

7. Удобный интерфейс, понятный всем пользователям.

Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение и отвечать другим требованиям.

Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.

Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.

ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8KMRfq