Кросс функциональное взаимодействие синоним

Отзывов пока нет

09 окт 2018

Кросс-функциональное
взаимодействие- это структура управления основанная на кросс-функциональных
связях и общении.  Положение, когда
отсутствуют структурные подразделения, подчиненность и руководство. Суть в том,
что есть группы людей, выполняющие общие задачи. Участники являются
специалистами в разных областях, что позволяет их группе быть совершенно
автономной. Например, специалисты из маркетинга свободно взаимодействуют с
продажами, IT, и HR. Объединяясь  для выполнения поставленной цели.

 Современные технологии позволяют
наладить мгновенную коммуникацию, упрощая 
сотрудничество.  Таким образом,
координация работы разных сфер может быть практически исключена.

Сфера кросс-функционального взаимодействия обширна. Это могут быть
повседневные задачи, единовременные проекты, работа с клиентами, продажи и
многое другое.  Данная система позволяет
решать вопросы комплексно,  внося
изменения на каждом этапе реализации.

Преимущества кросс-функционального взаимодействия в том, что каждый член
группы вовлечен в рабочий процесс,  может
реализовать себя и узнать что-то новой в смежных областях. Также повышается
командный дух и доверие в коллективе.

Подобное сотрудничество может принести максимальную эффективность в
компании. Однако, наладить данный процесс не так то и просто.

 На начальном этапе участник
группы имеет слабые представления о том, чем именно занимается его
коллега.  И не может в полной мере
оценить их вклад.  Для того-чтобы команда
работала единым фронтом необходимо знакомство и общение всех участников. А
также информационный портал, где каждый участник может узнать обязанности своих
коллег.

Для успешной и автономной работы, руководителю группы  необходимо грамотно расставить цели, задачи,
этапы, сроки и наладить коммуникацию. А также распределить их по всем
участникам.  Работники могут находиться в
разных офисах, городах или странах и важно донести информацию до каждого.

Важно знать, что кросс-функциональному взаимодействию необходимы:  четкая связь и  высокая квалификация участников.  Работники должны уметь работать в команде,
быть ответственными и автономными.  В
данной схеме большую роль играет доверие и общение. Ведь традиционные подходы
решения возникающих проблем очень часто не работают, при подобном
взаимодействии.  Важно предоставить
возможность работникам выполнять работу в своем привычном ритме. И создавать
инструменты для совместной работы.

Стоит отметить, это метод является новшеством в сфере менеджмента, и
данная модель взаимодействия подходит высокотехнологичным  компания.

Для ИТ-специалистов и бизнес-лидеров, которые ищут универсальную технологию для удовлетворения потребностей каждого пользователя, участвующего в кросс-функциональном взаимодействии, идея «одного приложения для решения всех потребностей» игнорирует реальность того, что эффективное сотрудничество в нашем мире — это многогранная работа. Как может быть по-другому? Вместо этого секрет успеха заключается в социальных элементах, участвующих в кросс-функциональной работе, и поиске путей укрепления коммуникации путем использования уже существующих систем.

Учитывая объем технологий, созданных для улучшения командной коммуникации, межфункциональное сотрудничество должно быть проще, чем когда-либо. С его помощью мы можем немедленно связаться с коллегами из любого офиса, отдела или филиала. Мы можем обмениваться документами по всему миру с помощью Google Disk. Мы можем назначать задачи и сотрудничать с проектами в «Асане». Однако введение нового программного обеспечения в вашу команду — не всегда достаточная мера. Вероятно, у вас есть другие барьеры для преодоления, которые носят более личностный характер.

Например, в компании InVision инструменты для совместной работы играют ключевую роль в координации работы между продуктами и маркетинговыми командами. Тем не менее они также подчеркивают важность постоянного общения, четкого распределения обязанностей и общеизвестных знаний о предстоящих запусках продуктов.

Общее определение

Проще говоря, кросс-функциональное взаимодействие — это когда люди из разных команд или функций (маркетинг, продажи, инженерия, HR) внутри компании объединяются, чтобы работать над общей целью, проектом или задачей.

Это может быть что угодно: от повседневных обязанностей таких, как поддержка клиентов и маркетинг в социальных сетях, до одноразовых проектов, например, продажи или разработка новой функции конверсии клиентов.

Преимущества

Кросс-функциональное сотрудничество может открыть возможности для компаний, чтобы они могли максимально эффективно работать. Так почему мы сражаемся? И почему нам с трудом удается это сделать, даже когда мы все согласны, что мы этого хотим?

Как добиться эффективного взаимодействия

Отсутствие представления о том, что делают ваши коллеги, создает барьер для совместной работы между командами. Чтобы решить эту проблему, регулярно обсуждайте сводку предстоящей работы своей команды со всей своей компанией или создайте место, где другие могут легко ознакомиться с этой информацией.

Развитие разнообразия

Легко захватить одного человека из каждого отдела и развить команду, но если вы действительно хотите максимизировать эффективность своей команды, вы должны создать группу, которая будет разнообразна по нескольким направлениям, а не только в области их работы. Такая группа называется кросс-функциональной командой.

Сопротивление стремлению к перерасчету заседаний

При работе с большими, разнообразными, разобщенными командами иногда может потребоваться несколько недель, чтобы составить расписание каждого собрания для встречи. Регулярные встречи также превращаются с того момента, когда ваша команда приступает к работе над своими обычными задачами, что разочаровывает ее участников. По этим причинам важно ограничить количество собраний по совместному функциональному сотрудничеству, используя для этого минимальное количество времени. Удостоверьтесь, что вы используете новые технологии такие, как средства коммуникации и совместной работы. В компании KaiNexus, к примеру, используются такие инструменты, как Google Docs, GoToMeeting и, собственно, KaiNexus. Программное обеспечение Continuous Improvement — отличный способ заставить команды сотрудничать между встречами. Это делает и другие ваши встречи более продуктивными, а также помогает в поиске и анализе проблемных зон кросс-функционального взаимодействия.

Когда вам совершенно точно необходимо встретиться, должна быть строгая повестка дня, единая записная книжка и четко определенный метод документирования последующих задач. Часто сотрудники устанавливают таймер на мобильном телефоне, чтобы ограничить время обсуждения какой-то одной темы. Верный способ убедиться, что встреча заканчивается вовремя, — это снять стулья из зала заседаний!

Добивайтесь подлинного взаимодействия между людьми!

Включение ваших кросс-функциональных групп, чтобы увидеть, какое влияние они оказывают, создает импульс и обеспечивает устойчивость команд. Люди хотят знать, что их усилия имеют значение. Показывая им их результаты, они будут больше заинтересованы в продолжении участия. В более широком масштабе разработка стандартного способа измерения влияния каждой кросс-функциональной группы может помочь вам по-настоящему понять и осознать динамику непрерывного улучшения во всей вашей организации. Правильное измерение улучшает видимость и прозрачность непрерывного улучшения кросс-функционального взаимодействия между сотрудниками в вашей компании.

Привлечение лидеров

В большинстве организаций есть люди, которые являются прирожденными лидерами независимо от того, какую должность они занимают в компании. Они идеальные люди для решения проблем кросс-функционального взаимодействия, а потому их необходимо вовлекать в команду в первую очередь.

Поощряйте руководителей высшего звена, чтобы сделать цели вашей компании общедоступными, поэтому каждый, а не только руководство, должны знать приоритеты компании. Если вы являетесь отдельным вкладчиком, убедитесь, что знаете, как ваши проекты достигают более широких целей (вы можете использовать ясность пирамиды, чтобы помочь отобразить это), и сообщить, с какой целью ваша личная инициатива поддерживает всеобщее сотрудничество.

Поощрение заслуг

Все эти и другие стратегии могут быть подорваны, если сотрудники всей организации не будут признаны и вознаграждены за их коллективные усилия. Это уже вопрос грамотного кросс-функционального управления.

Нетрудно найти финансовые стимулы, основанные исключительно на целях одного отдела. Это создает конфликт из-за зарплаты сотрудника и обеспечивает прогнозируемые плохие результаты. В целях совершенствования кросс-функциональных коммуникаций лидеры должны ставить цели и стимулы, которые требуют этого, и вознаграждать людей за улучшение общей системы, а не только одной ее части.

Трудности, связанные с недоверием

Кросс-функциональное сотрудничество включает команды со всей организации, которым поручено работать над одним проектом или найти решение конкретной проблемы. Теоретически это звучит идеально. Различные подходы к навыкам приводятся для подхода к проекту с нескольких ракурсов. Похоже на тщательный, эффективный метод, верно? Но не все так просто! Ведь некоторые люди даже не знают, как пишется «кросс-функциональное взаимодействие». Этот метод является неким новшеством в менеджменте, а потому имеет свои недостатки, которые еще предстоит преодолеть.

Когда сотрудники и руководители считают организацию группой делящихся, разделенных групп, результатом является «трайбализм» или возникновение конкурирующих «блоков» внутри компании. Когда между такими «блоками» не хватает доверия, любое сотрудничество терпит неудачу.

Лидеры могут помочь преодолеть конфликт интересов этих разделенных групп и создать культуру доверия, согласовывая общие цели и стимулы для всей организации в целом вместо того, чтобы поощрять эгоизм отдельных сотрудников и отделов. Если недоверие является препятствием для сотрудничества в вашей организации, попробуйте начать с нескольких небольших задач для совместной работы команд, чтобы получить быстрые результаты. Видение результатов может помочь в развитии доверия.

Кросс-функциональное управление и общение между сотрудниками

Здесь нужно немного отойти от классики. Традиционные подходы к решению проблем часто не работают в кросс-функциональных настройках. Недавние исследования McKinsey показывают, что компании, которые пытаются реорганизовать свои кросс-функциональные процессы с помощью традиционных решений таких, как бережливость и реинжиниринг бизнес-процессов, терпят неудачу.

Успешные подходы к кросс-функциональным проблемам основаны на распаковке различных элементов, необходимых для такого рода работ. Управление процессами не лежит в основе этого типа работы, единственный ключ к успеху — это общение.

Кросс-функциональное общение

От миллениалов до бэби-бумеров, у современных рабочих есть разные ожидания относительно доступа к информации, и эта без того сложная ситуация еще усложнилась, когда все они попали в кросс-функциональные группы, которые набирают оборот в современных компаниях.

Вместо того, чтобы заново изобретать способ общения ваших кросс-функциональных команд, найдите возможности, позволяющие группам продолжать работать в своих текущих режимах, и найти способы их подключения к общей работе, чтобы каждый мог трудиться в предпочтительном для себя режиме, общаться по своим предпочтительным каналам связи, и иметь право на получение нужной информации в нужное время.

Подключение инструментов, которые согласуются с тем, как люди естественным образом общаются и учатся, дает каждому возможность внести свой вклад и повышает вероятность успеха для каждого участника вашей команды.

Проблемы кросс-функционального взаимодействия

Натали Поорски, директор по развитию Creative Kingdoms, взяла этот точный подход к объединению работы своих разработчиков программного обеспечения и создания контента, подключив рабочие процессы от Smartsheet и JIRA.

Creative Kingdoms, дочерняя компания Great Wolf Resorts, работает с такими организациями, как «Космический центр Кеннеди», для разработки имиджевого программного обеспечения, которое могло бы интегрировать в жизнь клиентов опыт многочисленных специалистов. Традиционно различные команды, участвующие в создании контента для игр, управляли своей работой с помощью различных инструментов. Siled work не позволяло командам общаться друг с другом в нужное время, чтобы наиболее эффективно выполнять заказы клиентов.

Натали была в эпицентре этих усилий и описала эту проблему как «действительно уникальную ситуацию в управлении проектами, потому что мы используем метод разработки Agile в методологии JIRA и Waterfall с нашей командой контент-мейкеров». Групповая работа была невероятно сложной, потребляла время и делала множество ошибок.

Вместо того, чтобы отказываться от Smartsheet и JIRA и искать новое решение, Натали работала над тем, чтобы найти способ подключения двух систем, а не просить ее команды найти новые способы работы. Соединяя Smartsheet и JIRA, контент по-прежнему продвигается по типу Waterfall, разработка продукта управляется в JIRA, и разные группы могут видеть весь жизненный цикл работы, а не только отдельные ее части. Члены команды теперь уверены, что они всегда смотрят на самую последнюю информацию о проекте, продолжая общаться в своем предпочтительном стиле со всей группой.

Благодаря улучшенному межфункциональному сотрудничеству и коммуникациям, Натали ожидает 10% экономии ресурсов в следующем году. Для повторения ее успеха вам нужно лишь обратить внимание на такое явление, как кросс-функциональное взаимодействие, и попробовать воспользоваться этой уникальной стратегией организации рабочего процесса.

В большинстве компаний различные подразделения имеют разные показатели эффективности, которые часто находятся в конфликте друг с другом. Отдел продаж заинтересован в том, чтобы продавать даже мелкие партии товара с целью получить новых лояльных клиентов. Но отдел логистики может резонно винить продажи за это, ведь им необходимо держать в норме показатель стоимости доставки за 1 килограмм продукции. Получается, несмотря на принадлежность к одной организации, отделы преследуют разные цели и будут неизбежно конфликтовать друг с другом в их выполнении.

Во многих компаниях можно с легкостью найти несколько десятков ситуаций, в которых функции соперничают, конфликтуют или саботируют работу друг друга. Каждая из них может оказывать незначительное влияние на общий процесс, но если мы просуммируем их, то ситуация уже не будет казаться такой безоблачной. В Институте Тренинга мы называем подобные случаи — ситуации взаимоослабления. Функции мешают друг другу вместо того, чтобы усиливать друг друга в процессе работы.

Сегодня мы поговорим о кросс-функциональных коммуникациях. Выясним, что становится причиной их неэффективности, поймем, какие психологические механизмы стоят за кросс-функциональными конфликтами и разберемся, как использовать техники коммуникаций на благо общему делу. Приступим!

Кросс-функциональные коммуникации: что идет не так

В основе проблем с кросс-функциональными коммуникациями лежит, как правило, общий набор причин. Часть из них — неизбежны (вспомните пример с конфликтом интересов отдела продаж и отдела доставки). В данном случае, задача руководителей — построить структуру таким образом, чтобы минимизировать конфликты интересов между функциями в компании. Но все же основа кросс-функциональных конфликтов чаще всего лежит в сфере социально-психологической, нежели в структурной. На этих причинах мы и сосредоточимся.

Одним из ключевых факторов нарушения кросс-функциональных коммуникаций является психологический механизм «Мы — Они». Он выражается в ощущении принадлежности к определенной группе людей и чувству отстраненности от других аналогичных групп. Сотрудники отдела продаж воспринимают себя как команду с едиными целями — «Мы», а вот сотрудников отдела доставки воспринимают как «других» («Они»). Этот механизм порождает ощущение сопричастности и поддержки, но в то же время провоцирует групповую дискриминацию.

Групповой фаворитизм — это, говоря простыми словами, стремление поддерживать членов своей группы в противовес членам любой другой. Сотрудник, подверженный эффекту фаворитизма, будет всецело посвящать себя нуждам своей функции, но не стоит ожидать от него того же применительно к «другим». Там, где необходимо сотрудничество, совместные усилия, вы увидите неосознанное соперничество и конфликты.

Доказано, что эффект группового фаворитизма проявляется тем сильнее, чем более явными являются критерии оценки деятельности группы. А к этому стоит добавить и то, что люди, подверженные действию этого эффекта, склонны объяснять успехи эффективностью их группы, а поражения — внешними причинами. Например, мнимым противодействием со стороны другого отдела.

Второй ключевой фактор, стоящий на пути кросс-функциональных коммуникаций — недоинформированность. Многие проблемы кросс-функционального взаимодействия основаны на том, что между функциями присутствуют «информационные разрывы». Проще говоря, они недостаточно осведомлены о деятельности, задачах, проблемах и целях друг друга. В такой ситуации вместо адекватного восприятия коллег мы сталкиваемся со стереотипами: они в отделе продаж крутятся на стульях и травят анекдоты, пока мы работаем. На чем основано такое представление? Правильно, на нескольких случайных наблюдениях, которые прорастают в стереотип.

Техники эффективных кросс-функциональных коммуникаций

Давайте кратко разберемся с тем, какие техники кросс-функциональных коммуникаций позволят нам избежать описанных выше проблем.

а) Ликвидация механизма «Мы — Они»

Начать стоит с ликвидации группового фаворитизма и эффекта «Мы — Они». Сотрудникам необходимо научиться видеть соседние функции не через призму соперничества, а через призму взаимозависимости. Если отдел продаж и отдел доставки поймут, что полностью зависят друг от друга, то мы сможем убедить их и в главном: они могут либо усиливать, либо ослаблять друг друга. И во втором случае, пострадает каждый из участников.

б) Информированность

Второй фактор, которому стоит уделить внимание — ликвидация информационных разрывов. Все функции в компании должны быть информированы о деятельности друг друга. Отдел продаж должен понимать, почему малые партии заказов вызывают сопротивление у отдела доставки, а логисты должны четко видеть причину, по которой продажи так стремятся выполнить этот заказ.

в) Навыки медиации

В основе эффективного кросс-функционального взаимодействия неизбежно лежат навыки коммуникации. Для того, чтобы наладить взаимодействие, необходимо научить руководителей функций и отделов договариваться друг с другом, учитывать интересы всех игроков и инициативно помогать друг другу.

г) Знания руководителей

Очевидно, что предыдущий пункт требует не только навыков медиации и информированности, но и глубокого понимания механизмов кросс-функционального взаимодействия. Поэтому обучение руководителей — фактор необходимый. Именно они станут примером нового формата отношений и помогут сотрудникам адекватно разрешать конфликты, перенимая новые нормы поведения.

Взаимодействуем правильно: итоги

Проблемы кросс-функционального взаимодействия имеют глубокие социальные и психологические корни. Сама природа человека как бы подталкивает его к тому, чтобы разграничивать группы, находить соперников и защищать «своих» в конфликтных ситуациях. Но это — повод для радости, а не для расстройства. Ведь когда понимаешь суть проблемы, то можешь легко приступить к ее решению.

На тренинге «Кросс-функциональное взаимодействие» мы помогаем руководителям научиться нейтрализовывать механизмы группового фаворитизма, разрешать конфликтные ситуации, формировать глубоко информированную рабочую среду и выступать медиаторами в ходе кросс-функционального взаимодействия. Такой уровень подготовки позволит не только нейтрализовывать существующие конфликты и трансформировать рабочую среду, но и избавиться от знаменитой ситуации безразличия: «сам работаю и другим не мешаю». А о тренинге всегда можно узнать больше здесь.