Гайд чек лист синонимы

Гайды и чек-листы – популярный формат лид-магнита.

Так как слова эти заимствованные, вокруг них возникло много путаницы.

• В чём между ними разница?
• Что лучше выбрать?
• Отличаются ли они по эффективности?

Давайте разбираться.

---

Эти посты вам тоже могут быть полезны:

• 12 примеров гайдов и чек-листов, которые приведут вам клиентов
• Как сделать статьи вирусными и повысить посещаемость сайта
• Как правильно оформить чек-лист, гайд или мини-книгу

---

Что такое чек-лист

Чек-лист – это контрольный список.

Например:

• что взять с собой в путешествие
• что купить ребенку к школе
• список дел на зиму/весну/лето/осень

Последовательность выполнения пунктов в таком списке не особо важна.

Вы можете складывать вещи в чемодан или покупать ребенку канцелярию в любой очередности, как вам удобнее. От перестановки мест слагаемых сумма не изменится.

---

Пример чек-листа→ 12 правил: как оформить пост на сайте, чтобы его любили читатели и поисковики

---

Что такое гайд

Если вы покупали что-то в Икеа, наверняка оценили их инструкции. Тут тебе и текст, и картинки, и что делать нужно, а что не можно Это яркий пример гайда.

Гайд – пошаговая инструкция, где важна последовательность. Всегда есть первый шаг и конечный.

Руководство по сборке мебели или окрашиванию волос, рецепт шарлотки или борща – порядок шагов в этих процессах имеет ключевое значение.

И да, гайд, как правило, более объемный по содержанию, чем чек-лист. Но не всегда.

Что выбрать

На одну и ту же тему вы можете создать и гайд, и чек-лист. Всё зависит от того, какую часть вопроса/проблемы/задачи вы решили осветить.

• Что обязательно нужно взять с собой в путешествие – это контрольный список (чек-лист). Здесь каждый сам решает, в какой последовательности собирать свои вещи.
• Как подготовиться к путешествию – это пошаговая инструкция (гайд). Когда подавать документы на загранпаспорт, бронировать отель, сдавать тест на «корону» или делать прививке коту – тут лучше ничего не перепутать.

Не знаю как у вас, а у меня напрашивается вопрос…

Гайд, чек-лист, лид-магнит – почему нельзя назвать всё по-русски? 😕

Я вижу тому две причины:

1) Интернет-маркетинг пришел к нам с Запада. Хотим мы того или нет, заимствование слов здесь неизбежно – многих терминов у нас просто нет.

2) Краткость новых слов. Сравните сами:

▸ Бесплатный продукт за подписку — лид-магнит
▸ Контрольный список — чек-лист
▸ Пошаговая инструкция — гайд
▸ Рабочая тетрадь — воркбук

В наше время, когда мы постоянно сталкиваемся с ограничением знаков, а на то, чтобы привлечь внимание аудитории у нас есть несколько секунд – краткость рулит. И как бы не было обидно за родной русский, думаю, эта тенденция уже никуда не денется.

И напоследок…

▶ Границу между гайдом и чек-листом не всегда  можно провести. Часто это гибрид двух форматов.

▶ Если вы окрестите свой гайд чек-листом и наоборот, никакой беды не случится. Никто вас помидорами не забросает

▶ Поэтому называйте свои лид-магниты, как вам больше откликается. Главное, чтобы они делались с душой и были одинаково «вкусными» внутри и снаружи 🍉🍓🍎

P.S. Добро пожаловать в «Магазин шаблонов»! Здесь вы найдете шаблоны для оформления эл.книг, гайдов, чек-листов и соцсетей. Всё красиво, просто и доступно. Перейти в Магазин»

© Оксана Колесникова

Сохранить пост в Pinterest

Статья обновлена 01.06.2022

Что такое checklist? Начнем с примера. Любой человек постоянно жонглирует задачами и сортирует их по значимости, чтобы дела шли гладко. Однако есть проблема, с которой сталкивается каждый, — список задач бесконечен. Накапливается слишком много хаоса, чтобы его корректно организовать и расставить приоритеты. Что-то забыть — легко, а вот исправить — обычно сложнее, чем сделать все правильно с первого раза. Решение есть! Называется оно чек-лист дел. В жизни любого человека и сотрудника встречаются повторяющиеся действия. Они могут относится к личным задачам, организации рабочих проектов и прочих решений, требующих систематизации данных. 

Список дел используется для регулярных проверок деятельности или продукции, чтобы не забыть ничего важного. Об этом формате структуризации задач мы и поговорим в данном материале.

Чек-лист: что это такое

Чек-лист предлагает подробную классификацию задач и разбивает сложный процесс на более мелкие шаги. Он содержит список дел с подробными инструкциями, в которых описывается, как должен выполняться конкретный процесс для достижения наилучших результатов. Это обеспечивает нужную последовательность действий и не дает пропустить важные этапы.

Инструмент предназначен для:

• описания определенных процессов и целей;
• выполнения стандартных проверок.

Чек-лист всегда содержит действия, которые должны быть выполнены в течение определенного периода времени. Задачи в списке могут быть повторяющимися или нет.

Зачем нужны чек-листы

К сожалению, возможности человеческого мозга не безграничны. Обычно в краткосрочной памяти можно удерживать не более трех-четырех напоминаний, последовательности действий или важных дел одновременно. Если же процесс сложный и состоит более чем из 10 шагов, высока вероятность того, что какие-то этапы будут пропущены по забывчивости.

Если сравнить мозг с компьютером, то проблема — не в недостатке места на жестком диске, а, скорее, в загрузке данных. Информация поступает слишком быстро, чтобы наша память могла все это записать. Вокруг так много новых фактов и событий, о которых нужно помнить, что мы просто не можем все удержать в голове.

Большинство людей перегружены информацией, с которой им приходится справляться за день. Балансируя между работой и личными делами, легко упустить важные моменты, если не управлять задачами осознанно. Чек-лист — полезный инструмент для повышения эффективности и производительности, помогающий решить эту проблему.

Хорошо структурированный чек-лист может избавить от умственного напряжения, когда вы пытаетесь вспомнить, что же нужно делать. А ещё он — отличный мотиватор. Каждый раз, когда какой-либо пункт помечается как выполненный, человек испытывает чувство, что цель достигнута. Мозг вырабатывает эндорфины, и это делает процесс более продуктивным.

Чек-листы полезны как в личном, так и в профессиональном плане. Нужно только знать, как максимально раскрыть их потенциал.

Чем отличается гайд от чек-листа и списка дел

Часто эти понятия — гайд, список дел (to do list) и чек-лист (checklist) — употребляются как синонимы, но это не совсем верно. Все эти инструменты помогают запоминать какие-то вещи и содержат рекомендации по выполнению задач, но на этом их сходство кончается.

Для наглядности рассмотрим to do list-примеры и примеры чек-листа. Допустим, вы хотите испечь торт. Составим список дел, гайд и чек-лист для данной задачи.

Список дел

Для выпечки торта нужно подготовить все ингредиенты и необходимое оборудование, прежде чем начинать процесс. Это — список дел. В него может войти список ингредиентов, которые нужно приобрести, или дело вроде «помыть миксер». Список дел не способствует постоянному совершенствованию процесса, он составляется по каждому конкретному случаю. Этот вид постановки задач носит более конкретный характер и помогает сосредоточиться на том, что нужно сделать прямо сейчас.

Гайд

Гайд является формулой из перечня действий, которые в итоге приведут к результату. В нашем случае — к торту. Например, это может быть задача по покупке ингредиентов, взбиванию блендером крема и по выпечке коржей в духовке при температуре 180 градусов. Если пропустить какое-либо действие из гайда, то результата, то есть торта — не получить.

Чек-лист 

В отличие от списка дел и гайда, чек-лист обычно содержит инструкции, как сделать то или иное дело. А также подробные шаги, которые нужно выполнить, чтобы сделать его хорошо. В случае с тортом, чек-лист — это пункты, которые нужно проверить, чтобы выпечка получилась идеальной.

Если пропустить какой-нибудь из пунктов чек-листа, то торт всё равно получится. Однако этот список поможет сделать его более вкусным.

То есть это проверочный список, который помогает делать что-то идеально и постоянно, выполнять задачи быстрее и эффективнее. Он гарантирует, что ни один важный шаг не будет пропущен, позволяя достигать высокого качества и уменьшать количество ошибок.

Чек-лист предлагает упорядоченный и систематический подход к задачам, позволяя плавно переходить от одного элемента к другому. Вы можете использовать его как часть любого процесса, чтобы гарантировать достижение цели.

Что такое процесс и цели в чек-листах

Процесс — это серия шагов, которые необходимо выполнить для качественного результата. Процессы могут быть разовыми или повторяться периодически — бывает чек-лист на 30 дней, а также ежедневный, еженедельный или ежеквартальный.

Процесс — это ряд последовательных шагов, которые нужно предпринять для выполнения задачи.

Цель процесса — определение наилучшего способа выполнения задачи с обеспечением согласованности.

Процессы и цели важны для составления чек-листа, потому что они описывают, как все должно быть сделано — с учетом правильного тайм-менеджмента.

Чек-листы по управлению бизнес-процессами предотвращают ошибки и помогают людям выполнить задачу именно так, как нужно.

Чек-листы для описания процессов

Что подразумевается под чек-листами, которые применяются для описания процессов? С помощью такого чек-листа записываются все шаги или задачи, необходимые для выполнения отдельного действия или всего процесса.

 Вы можете использовать один и тот же чек-лист каждый раз, когда выполняете это конкретное действие или процесс. В чек-листы обычно добавляются новые элементы после того, как завершены более ранние этапы и определены дополнительные задачи.

В правильных руках и с правильной структурой чек-лист незаменим для бизнеса. Он может обеспечивать:

• Улучшение организации труда. Инструмент позволяет упорядочить действия по их важности. Чек-лист гарантирует, что в первую очередь будет выполнена самая важная работа.
• Снижение уровня стресса. Хорошо структурированный чек-лист избавляет сотрудников от необходимости помнить, что делать дальше. Когда вы весь день пытаетесь выполнить разную работу, попытки вспомнить, что еще нужно сделать, могут утомлять. Помимо уменьшения нагрузки на память, чек-листы могут мотивировать сотрудников на более творческий подход, давая им время и энергию для нестандартного мышления.
• Повышение производительности труда. Чек-листы показывают персоналу, на чём следует сосредоточиться. С самого начала они знают, какие задачи жизненно важны, а какие могут подождать. Чек-лист сводит к минимуму потери времени и повышает количество получаемых знаний. Сотрудники могут сосредоточиться только на задачах, которые необходимо выполнить, и, следовательно, не отвлекаться. Обычно чек-лист включает временные рамки для каждого элемента, и это помогает оставаться в тонусе.

Чек-лист: пример использования в процессах

Чек-лист для процессов всегда описывает деятельность, в которой важно не упустить ни единого шага, или где задачи должны выполняться в строго установленном порядке. Вот некоторые примеры:

• Авиация. Пилоты должны заполнять чек-лист перед каждым взлетом.
• Космос. Если вы когда-либо наблюдали за запуском ракеты, то слышали, как диспетчеры проходят специальный чек-лист, который гарантирует, что каждая часть управления полетом готова.
• Отдел кадров. Процессы адаптации новых сотрудников. Такие чек-листы часто составляют при различных методах оценки персонала.

• Виртуальный помощник. Предоставление сотруднику точного набора шагов, которые необходимо выполнить для выполнения поставленных задач.
• Медицина. Книга под названием «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям» известного хирурга Атула Гаванде повысила безопасность и уменьшила количество человеческих ошибок в медицине. Автор доказал, что введение чек-листов может помочь хирургу пройти ключевые этапы любой сложной процедуры. После того, как ВОЗ создал контрольный чек-лист по безопасности хирургических операций на основе исследований Гаванде, во многих больницах по всему миру внедрены подобные чек-листы.

Чек-листы для проверки

Помимо описания процессов, чек-листы обычно используются для выполнения различных проверок, а также для того, чтобы сотрудник ничего не упустил из повседневной рутины. Как правило, это следующие типы задач:

• Проведение стандартных проверок и запись тех точек, которые были проверены, — например, противопожарная безопасность.
• Проверка правильности выполнения стандартов или процедур — например, соответствие продукции ГОСТ.
• Получение информации для анализа случаев возникновения нарушений и несоответствий — например, для проверки причины неисправностей.
• Проверка технических характеристик продукта — например, ОТК при приемке.
• Сбор данных для дальнейшего анализа — например, анализ повседневных обязанностей сотрудника или списка KPI.

Преимущество использования чек-листов для проверок заключается в том, что они позволяют систематизировать повторяющиеся действия и элементы действий, которые нужно выполнять. Позже их можно использовать в качестве стандарта для задач, которые выполняются каждый день.

Например, разные чек-листы можно использовать на производственном предприятии для контроля компонентов продукта, дефектов, инцидентов и задержек на производственной линии. Таким образом, продукт будет проверяться с разных сторон и в каждой точке.

Типы чек-листов

Вне зависимости от того, нацелен инструмент на проверку или на процесс, существует два типа чек-листов:

• Прочитай и сделай, Read-Do: вы читаете инструкцию для каждого шага, а затем выполняете их по порядку, отмечая сделанное по ходу выполнения.
• Сделай и подтверди, Do-Confirm: вы выполняете несколько последовательных шагов по памяти, пока не достигнете определенной точки — паузы. В это время вы просматриваете чек-лист и подтверждаете, что каждый шаг был завершен.

10 преимуществ чек-листов

1. Организация.
   Чек-листы обеспечивают прямое выполнение основных задач и помогают людям стать более организованными, гарантируя, что ни одного этапа в процессе не пропущено. Даже если шаг очень простой, о нём всё равно можно забыть. Чек-лист позволяет избежать отвлекающих факторов, заставляя выполнять только те задачи, которые в нем указаны. Он помогает быстро и эффективно управлять различными элементами и планировать свои действия.
2. Мотивация.
   Чек-листы мотивируют действовать и выполнять задачи. Поскольку успешное выполнение чек-листа дает чувство удовлетворения, это становится хорошей привычкой — человек добивается большего благодаря положительным результатам.
3. Продуктивность.
   Имея чек-лист, вы можете выполнять повторяющиеся задачи быстрее, эффективнее и с меньшим количеством ошибок. Это дает больше времени в течение дня и гарантирует меньше авралов вроде «пятилетку за три дня». Вы работаете более продуктивно и делаете больше каждый день.
4. Креативность.
   Чек-листы позволяют справляться с повторяющимися задачами и использовать больше возможностей мозга для творческой деятельности — например при разработке сторителлинга. Поскольку чек-лист сокращает количество стресса и авралов, у вас будет больше времени для творчества, а также появится возможность мыслить более ясно.
5. Делегирование полномочий.
   Разбивая задачи на конкретные шаги, чек-листы дают больше уверенности при делегировании каких-то действий. Когда мы чувствуем уверенность в том, что задачи будут выполняться правильно, мы делегируем больше и становимся значительно более продуктивными. К тому же, чек-листы предотвращают проявление ненужной инициативы.
6. Экономия времени.
   Простое и упорядоченное описание нужных шагов упрощает их выполнение и приводит к сокращению количества ошибок. Это помогает избежать бесполезной траты времени на устранение проблем и на определение того, что делать дальше. Чек-лист сам подсказывает, что делать дальше, и упорядочивает тайм-менеджмент.
7. Предотвращение фатальных ошибок.
   Чек-листы могут буквально спасать жизни. Когда авиакорпус армии США представил бомбардировщик B-17, опытный летчик разбил самолет во время второго демонстрационного полета. После этой трагедии армия потребовала, чтобы пилоты использовали специальный чек-лист перед взлетом. Тот же тип используется сегодня и помогает избежать сбоев.
8. Совершенствование бизнес-процессов.
   Чек-листы обеспечивают дисциплину и последовательность. В зависимости от типа бизнеса, многое может зависеть от правильного завершения процесса. Например, гарантия лучшего обслуживания, которая обеспечивается стандартизованной процедурой чек-листа, — это то, что увеличивает ценность бренда. Использование чек-листов также гарантирует, что никто ничего не забудет. Если менеджеры компании делают что-то снова и снова, и вы хотите, чтобы они делали это правильно, — используйте чек-лист.
9. Получение отчётности.
   Чек-листы могут использоваться для получения данных, построения графиков, гистограмм или диаграмм. Это может понадобиться для управления развитием какой-то функции или деятельности, или для отчётов о состоянии дел. Использование чек-листов также поможет создать цифровой архив данных вместо бумажных гор размером с Эверест.
10. Геймификация бизнеса.
    Есть что-то иррациональное в том, что людям нравится отмечать пункты из списка как сделанные. Но это так — исследования показали, что использование чек-листов повышает вероятность 100% выполнения задач. Это хорошо согласуется с новыми теориями геймификации бизнеса.

Как оформить чек-лист правильно

Теперь, когда мы понимаем, для чего нужен проверочный лист и какие у него преимущества, можно перейти к основным моментам его создания. Не каждый подробный список приведет к желаемым результатам. Поэтому стоит знать, чем отличается оформление правильного чек-листа:

• Простота. Составьте краткий чек-лист, чтобы любой, кто его использует, мог легко пройти все необходимые шаги. Помимо языка, на котором составлен чек-лист, также имеет значение количество элементов в списке. Не добавляйте слишком много вещей, которые могут запутать. 
• Структура. Если в вашем списке есть разные виды занятий, разбейте их на категории. Разделение задач на разделы упрощает навигацию.
• Гибкость. Оформление чек-листа должно быть гибким — оставьте место для корректировок. Со временем может потребоваться уточнить список, и инструмент должен позволить это без проблем.

Важно, чтобы чек-листы были чётко написаны и включали всю информацию, необходимую при выполнении задач. Вот список обязательных вещей для типового чеклиста:

• Единицы, которые необходимо контролировать, измерять или проверять.
• Критерии соответствия и потенциальные несоответствия — что правильно, а что нет.
• Как часто нужно проверять: периодичность проверки.
• Кто должен выполнять задания или проверки.
• Процедуры, спецификации и правила, применяемые в проверяемых действиях.

Также нужно выделить место для заметок и обмена информацией, чтобы сотрудник мог вписать туда любое наблюдение и получить обратную связь о возможных причинах, вызвавших трудности.

Готовые листы для проверки задач: программы и сервисы

Раньше чек-лист представлял собой листок бумаги со списком вопросов или действий с полями, которые можно было отметить галочкой после выполнения задачи.

Сегодня для оформления чек-листа используется текстовый редактор, а также электронные таблицы в Excel или OpenOffice. Такое решение оправдано, если вы хотите просто распечатать созданный план и планируете сделать это однократно. Для более сложных задач бумажные варианты не годятся, даже если речь идет о ваших личных целях.

В таких случаях рекомендуем использовать специальные приложения вроде Google Календарь, ToDo от Microsoft или аналогичные программы для управления задачами на своем ноутбуке или смартфоне. Это работает как цифровая альтернатива простым текстовым чек-листам.

Программное обеспечение для создания чек-листов имеет существенно больше функций, включая автоматизацию, напоминания и распределение обязанностей по каждой задаче. Поговорим о его возможностях подробнее.

Как сделать чек-лист при помощи программных инструментов

Цифровые решения не просто записывают нужные шаги, но и расставляют приоритеты для повседневных задач, оптимизируют операции. Вместо груды документов и рядов папок всё необходимое для эффективного ведения бизнеса находится прямо под рукой.

Повседневные операции являются ключевым аспектом ведения любого бизнеса. Списки дел для проверки и отчёты используются для уменьшения количества проблем в повседневной деятельности, сокращения времени отклика и улучшения контроля. К тому же, единая платформа позволяет легко стандартизировать бизнес, контролировать выполнение задач и даже повышать эффективность.

Это лишь некоторые из преимуществ, которые предлагает программное обеспечение для создания чек-листов.

Что еще позволяют делать такого рода программы?

• Собирать актуальную информацию и создавать список дел на ее основе.
• Отображать задачи или проект в режиме реального времени.
• Отправлять напоминания о задачах.
• Обеспечивать командное взаимодействие.
• Просматривать и отслеживать ежедневные задачи.
• Добавлять фотографии, видео, электронную подпись, а также GPS-метки для дополнительной информации.
• Отслеживать ход выполнения задач и проектов.

Для создания электронных чек-листов существует бесчисленное множество приложений. Поэтому, прежде чем принимать окончательное решение, определитесь с теми задачами, которые вы планируете решать с помощью такого ПО. 

Задайте себе следующие вопросы:

• Размер чек-листа: достаточно ли простых задач или нужно добавлять проекты с подзадачами?
• Нужна ли командная работа над списком или хватит возможности поделиться им с коллегами?
• Как сделать и можно ли сделать задачи повторяющимися, чтобы ничего не пропустить?
• Могут ли сотрудники получать push-уведомления в качестве напоминаний?
• Как оформить чек-лист? Нужно ли в функциях что-то большее, чем просто перечислить пункты — например, заполнение и отправка форм и отчетов, особенно если вы в пути?
• Как создать онлайн разные формы листа для заполнения, насколько это сложно?
• В каких системах нужно использовать интерактивный чек-лист — Android, iOS, MacOS, настольный компьютер и так далее?
• Как выглядит решение по созданию чек-листа, легко ли его реализовать и использовать, подходит ли оно всем вашим сотрудникам?
• Сколько потребуется тренировок, чтобы начать использовать ПО полноценно?
• Доступно ли решение по цене?

9 лучших онлайн-приложений для создания чек-листов

Мы взяли на вооружение все эти вопросы и провели собственное исследование, чтобы представить 9 самых популярных и функциональных онлайн-приложений для создания чек-листов. В нашем списке они выстроены по объёму функционала — от большего к меньшему. Есть как бесплатные, так и платные решения.

Вы можете подобрать инструмент, который соответствует вашим потребностям, из нашего обзора.

Evernote Business

Цена: от 360 рублей за пользователя в месяц.

Evernote Business — это инструмент для бизнеса, имеющий множество применений. Обычно его используют для облачного хранилища медиафайлов, но у ПО есть возможности для создания заметок и онлайн-чек-листов. 

• Можно добавлять изображения, видео и другие вложения в свой чек-лист.
• Программа позволяет синхронизировать задачи с сотрудниками, чтобы согласовывать их на каждом этапе, работает как автономно, так и онлайн.
• Созданными пунктами чек-листа можно делиться или закреплять важные заметки, чтобы ничего не пропустить.
• В каждую учетную запись Evernote Business ежемесячно добавляется 20 ГБ дискового пространства для совместного использования, а также дополнительно 2 ГБ на каждого пользователя в этой учетной записи.

Google Keep

Цена: бесплатно.

С Google можно многое сделать, в том числе и ежедневный онлайн-чек-лист.

Преимущества

• Можно сформировать простой чек-лист и поделиться им с коллегами, друзьями и семьей.
• Легко добавлять заметки, списки, фотографии и голосовые записи по каждому пункту.
• Все задачи могут быть объединены по определенному цвету, который им назначен.
• Можно создавать уникальные метки-теги, относящиеся к нужной теме.
• Есть напоминания на основе местоположения и времени выполнения задачи.
• Позволяет получать доступ к инструменту со смартфона, планшета или компьютера.

Connecteam

Цена: от 29$ в месяц, есть бесплатный план с ограничениями.

Из всех онлайн-приложений для чек-листов в этом списке Connecteam — единственное мобильное решение для малого бизнеса. Пользователи могут заполнять планы, формы и отчеты, которые были разработаны специально для сотрудников, работающих дистанционно. Это означает простоту использования и полную совместимость с любыми мобильными устройствами.

Преимущества

• Богатый набор функций. Интуитивно понятный и простой редактор позволяет создать любую форму за считанные минуты путем простого перетаскивания нужных элементов. С помощью расширенных возможностей можно вести даже сбор «полевой» информации — захват изображений, отметка местоположения, подробные раскрывающиеся списки, голосовые записи, вложенные файлы, подписи и многое другое.
• Доступен в любое время и из любого места. Сотрудники всегда имеют доступ ко всем необходимым формам, даже когда они в пути.
• Уведомления в режиме реального времени приходят о каждой записи, сделанной любым из сотрудников.
• Можно загружать и отправлять автоматические отчеты в Excel, получать копии в формате PDF для каждого шага, мониторить ситуацию в режиме реального времени.
• Расширенные мобильные возможности позволяют просматривать записи на ходу, отвечать и участвовать в заранее определенных последующих действиях в режиме реального времени.
• Встроенные коммуникационные возможности, такие, как чат в приложении, push-уведомления и обновления, позволяют быстро проверять и реагировать на любые изменения.

Zenkit To Do

Цена: есть бесплатный тариф, стоимость платных начинается от 4 евро в месяц за каждого пользователя.

С Zenkit можно работать над своими повседневными задачами в приложении Zenkit To Do. Все данные собираются в одном месте, от чек-листов для работы с клиентами до задач, ошибок и необходимых документов.

Преимущества

• Имеет функцию умных списков, которым могут присваиваться степень важности или время выполнения — например, на неделю.
• Задачами из созданного чек-листа можно поделиться с сотрудниками и отслеживать, что выполнено и когда.
• Умеет выдавать напоминания о сроках, что позволяет не упустить важные нюансы.
• Можно записывать повторяющиеся задачи.
• Работает как онлайн, так и в автономном режиме.
• Zenkit может интегрироваться с более чем 1000 приложениями, такими как Asana, Clockify, EverNote, Gmail, Slack и другими.

Any.do

Цена: от 2,99$ в месяц.

Приложение Any.Do предлагает две основные функции: чек-листы и календарь для ежедневника. Каждая функция позволяет создавать планы по расписанию или местоположению, а также делиться задачами.

• Any.do можно синхронизировать с Google Календарем или iCloud, чтобы все данные хранились в одном месте.
• Чек-листы легко персонализировать — настроить тему и просмотр списка пунктов для чек-листа любым удобным способом.
• Расширенные возможности позволяют отслеживать процент заполнения чек-листов, настраивать автоматические напоминания для пользователей, следить за людьми, которые еще не заполнили свои формы, и многое другое.

WorkFlowy

Цена: бесплатно до 100 чек-листов в месяц. План Pro стоит 50$ в год и включает неограниченное количество чек-листов и элементов.

WorkFlowy — простой онлайн-планировщик для создания чек-листов. Он создан для компаний, малых предпринимателей и частных лиц, чтобы они могли работать более продуктивно.

• Можно составлять различные чек-листы, делать заметки по ходу выполнения задач.
• Созданными чек-листами можно делиться, сотрудничать с командой и вписывать обозначенные задачи в свое и чужое расписание.
• Все элементы доступны для поиска, поэтому использование WorkFlowy позволяет сэкономить время и легко создавать шаблон любого чек-листа на основе имеющихся.
• Можно поделиться не только чек-листом, но и общими ссылками.
• Встроенный текстовый редактор позволяет легко дополнить любую задачу необходимыми заметками.
• Есть настольная версия, а также версии для MacOs и Android с возможностью синхронизации.

#365done

Цена: бесплатно. 

Этот конструктор чек-листов и списков позволяет создавать простые чек-листы на основе 11 имеющихся шаблонов — от расписания на неделю до трекера на 4 полезные привычки.

• Имеет шаблоны чек-листов на месяц, 100 и 365 дней.
• Простой визуальный виджет-редактор позволяет легко менять шаблон чек-листа под нужный функционал.
• 11 типовых шаблонов помогают упорядочить практически все области личной деятельности.
• Может использоваться для простых задач в работе.

Remember The Milk

Цена: бесплатная базовая версия. План Pro стоит 39,99$ в год.

Программа была разработана в 2004 году и успешно используется до сих пор. Это простое и эффективное приложение позволяет легко создавать базовые чек-листы, которые также можно синхронизировать на разных устройствах.

Преимущества

• С помощью приложения можно установить важные дедлайны, напоминания и расставить приоритеты для всех задач из чек-листа.
• Позволяет хранить документы, таблицы, файлы и фотографии вместе с соответствующими задачами из чек-листа после подключения программы к своей учетной записи Dropbox или Google Диск.
• Milk также может подключаться к устройствам Siri, IFTTT, Apple Watch и Alexa.

JotForm

Цена: бесплатная базовая версия. Платные опции — от 24$ в месяц.

JotForm — это онлайн-конструктор и планировщик, который позволяет создавать любые онлайн-формы и собирать данные.

• Имеет интуитивно понятный пользовательский интерфейс с возможностью перетаскивания элементов.
• Позволяет создавать любые формы и чек-листы, в том числе заполняемые в формате PDF.
• После публикации готового чек-листа его можно интегрировать на свой сайт.
• Может настраиваться так, чтобы присылать напоминания и получать ответы по электронной почте.

Как сформировать чек-лист: 9 полезных советов

Чек-листы — способ выполнения задач определенным образом. Но перечислить все шаги мало, важно их правильно описать. Мы подобрали 9 полезных советов по составлению эффективного чек-листа, чтобы вы не упустили какие-то важные этапы в процессе.

1. Начните внедрять чек-листы в тех областях вашего бизнеса, где возникли проблемы с упорядочиванием процессов, которые вы регулярно выполняете. Например, проблемы с логистикой — точно повод создать стандартизированный список необходимых шагов.
2. Убедитесь, что чек-лист сфокусирован на самых важных вещах, которые необходимо сделать, чтобы задача была успешной. Не пытайтесь описать процесс посекундно.
3. Будьте проще — используйте короткие, точные и легкие для понимания описания задач.
4. Формулируйте короче — по возможности, ограничьте чек-лист одной страницей.
5. Сделайте чек-лист простым в использовании — установите флажок или оставьте место, чтобы помечать элементы как завершенные.
6. Разумно используйте паузы при выполнении пунктов. Если в чек-листе предусмотрены паузы, между ними должно быть не более 10 шагов, а желательно — от 5 до 7.
7. Каждый пункт в чек-листе не должен быть предметом обсуждения и размышления. Он должен быть единственным объектом внимания и содержать только возможные ответы: «Да, выполнено» или «Нет, не выполнено». При этом ответ типа: «Нет, не выполнено» не должен позволять продвигаться дальше по чек-листу, пока вы не отметите этот пункт как сделанный.
   Именно по этому принципу работают чек-листы, используемые пилотами. Они проходят весь список последовательно, отмечая, что каждый элемент готов к работе, прежде чем продолжить проверку дальше. Как пассажир, вы точно не хотите, чтобы самолет взлетел, если в чек-листе каждый пункт не отмечен как «Да, выполнено». Представьте, как вы бы себя чувствовали, если бы пилот отметил пункт про закрылки как «Возможно, работают неплохо, но перегорел датчик» или написал про двигатель: «Не смог проверить этот пункт, но гудит как обычно»!
8. Проверьте готовый чек-лист. Убедитесь, что он дает нужные результаты. Вероятно, что в первый раз вы пропустите какие-то важные шаги. Попросите кого-нибудь использовать чек-лист «от и до» и подтвердить, что его можно успешно использовать для выполнения задания.
9. Регулярно просматривайте чек-лист — старайтесь редактировать и упрощать связанные с ним задачи.

Синонимы к слову «Чек-лист»

Наиболее часто употребимыми синонимами слова чек-лист являются слова:

• каталог

Всего найдено синонимов: 1

Синоним
каталог	[Подробнее]

Близкие по смыслу слова и выражения

Всего найдено похожих слов: 7

Слово	Синонимы
проспект авеню, брошюра, каталог,…	[Подробнее]
перечень библиография, букинглист,…	[Подробнее]
указатель вадемекум, ветроуказатель,…	[Подробнее]
реестр ведомость, госреестр,…	[Подробнее]
список ведомость, индекс, каталог,…	[Подробнее]
видеокаталог каталог	[Подробнее]
прейскурант каталог, сборник, список,…	[Подробнее]

Чек-листы — это один из самых популярных инструментов современного тайм-менеджмента. В этой статье мы расскажем о том, почему они сегодня так востребованы и в каких ситуациях они могут применяться.

Что такое чек-лист

Чек-лист (check-list, или проверочный список) — это перечень, состоящий из пунктов, которые нужно выполнить либо проверить. Простыми словами, чек-лист — список каких-либо дел на выполнение.

К чек-листам относится и список покупок для магазина, и список дел на день, и даже кулинарный рецепт. Отличие чек-листов от обычных списков в том, что они предполагают активные действия читателя, а не просто пассивное чтение. Продвигаясь по чек-листу, мы выполняем какие-то задания или проверяем некие условия, а потом обязательно отмечаем то, что сделали или проверили.

История чек-листов

История возникновения чек листов связана с авиацией. По крайней мере, именно ей приписывают контрольные списки как официальное явление. В 1935 году в США во время испытаний разбился бомбардировщик Boeing B-17. Как показали расследования, катастрофа произошла из-за ошибки командира экипажа Питера Хилла: он был плохо знаком с особенностями новой модели и перед взлетом не проверил стопор рулей. Газеты окрестили бомбардировщик «слишком сложным, чтобы на нем летал человек». Производитель не стал упрощать летательный аппарат, а создал список для пилотов, что делать. Все детали были перед глазами у пилота, а не только в его памяти. Решение сработало, и впоследствии армия заказала более 12 тысяч таких самолетов — более известных как «Летающая крепость» B-17. Вскоре чек-листы стали общепринятым стандартом в авиации, а затем начали массово использоваться и в других областях.

Зачем нужны чек-листы

Главная функция, для которой стоит воспользоваться чек-листом — навести порядок в расписании.

Использовать чек-лист можно, чтобы:

1. Зафиксировать все бытовые и рабочие задачи.
2. Упростить маркетинг, увеличить продуктивность сотрудников.
3. Выполнить их в срок.
4. Создать задачи для персонала и проверять их выполнение.
5. Отслеживать результат или прогресс в задаче.

Ситуации, в которых могут потребоваться чек-листы:

• Экстренные. Для критических событий используются специфические чек-листы. Говоря, опять же, о знакомых нам пилотах гражданской и военной авиации, можно упомянуть, что у них есть не только взлётно-посадочные чек-листы, но и алгоритмы действий на случай отказа двигателя или ухода на второй круг при неудавшейся посадке.
• Координация. Такие чек-листы пригодятся, чтобы помочь сработаться команде, не знакомой с процессом и в которой люди могут не знать друг друга.
• Выработка дисциплины. Выше уже упомянуты чек-листы мотивации — собственно, речь о том же.
• Срочные действия. Так называемые To-Do листы для экспресс-выполнения задач.

Если вы научитесь делать чек-листы чуть лучше других, то сможете даже зарабатывать на них. Зарабатывают на чек-листах:

• Продают. Пример — эксперт в области ресторанного бизнеса Анна Сотникова продает 37 чек-листов для официантов и менеджеров.
• Используют как лид-магнит для привлечения клиентов и подписчиков. Например, можно предложить бесплатно скачать чек-лист на сайте. Человеку нужно будет указать свой адрес электронной почты на сайте, куда будет отправлен список. В итоге, он получит полезный материал, а вы адрес почты для дальнейших рассылок.
• Можно добавить рекламу в свой чек-лист. Пример — компания по продаже окон предлагает бесплатно скачать список «8 способов выгодно купить окна» и добавляет популярные модели с ссылкой на сайт.
• Раздают клиентам сайта и подписчикам в качестве бонуса. Это помогает увеличить их лояльность или мотивирует к покупке. Например, вы продаете обучающий курс. В качестве подарка можно предложить чек-лист (а лучше несколько).
• Используют как упаковку товара. Это креативный способ увеличить продажи. Например, на упаковке шоколада в шуточной форме написать, что он поможет справиться со стрессом или что-то подобное.

Чек-лист экономит время, избавляя голову от лишней нагрузки. Это руководство, которое помогает правильно выполнять любые задачи или действия с максимальной эффективностью.

Типы чек-листов

Чек-листы бывают разные по своему направлению, что отражается на их составлении. Выделяют пять видов чек-листов:

1. Do-Confirm (сделай и проверь). Подойдет для профи, которым нужен самоконтроль. В этом случае сначала выполняют задачи, а потом сверяются со списком.
2. Трекеры – это инструменты, с помощью которых можно внедрять в повседневный образ жизни или рабочий процесс какие-то полезные привычки, избавляться от вредных. Главное, что они рассчитаны на определенное количество дней. Пример: пить определенное количество стаканов воды в день или же отказаться от курения.
3. Памятки – они работают по принципу «прочитай – сделай» или Read-Do. Этот тип больше ориентирован на новичков, и пункты в нем более походят на советы. Так, если пошагово выполнять перечисленные простые действия, можно прийти к результату. Например, сбор мебели или план рабочих задач на день.
4. Развлекательные чек-листы. Это списки дел, которые нужно сделать за тот или иной период, например за лето, осень или отпуск. Они приносят удовольствие от выполнения задач и проставления галочек.
5. Бинго. Формат популярен в соцсетях. Это картинка, разделенная на несколько квадратных частей, в каждой находится фраза, характерная для определенной ситуации или группы людей. Если фраза подходит, напротив ставят галочку. Есть бинго на любые темы, например «Саморазрушение», «Бинго для рабочих совещаний».

Примеры чек-листов

Рассмотрим примеры видов чек-листов на практике.

В повседневной жизни мы постоянно ими пользуемся дома и на работе, например:

• Трекер: начали бегать по утрам или бросить курить. Можно указать в чек-листе вознаграждение: если человек каждый день в течение недели занимался спортом, то может купить себе что-то в подарок.
• Лайфхаки и советы: советы по правильному составлению резюме или лайфхаки для изучения иностранного языка.
• Развлекательный:«Чек-лист для создания осеннего настроения», «Как правильно сидеть дома в карантин». Формат часто используют в рекламе для вовлечения аудитории.
• Шаги для выполнения задачи: «Чек-лист для заработка первых 20 000 рублей», дорожная карта по запуску стартапа, «Как создать сайт/блог/бизнес», «Настройка бизнеса, менеджмент / SEO / CRM». По первому примеру можно попробовать выделить 5 этапов: создание прототипа, поиск инвесторов, запуск массового производства, старт продаж, доставка покупателям. По мере прохождения каждого этапа отмечаем его галочкой в чек-листе.
• Список обязательных вещей/покупок/сервисов/приложений: «вещи, которые нужно взять в путешествие», «10 курсов по продвижению», «10 фильмов, которые нужно смотреть в одиночестве».
• Чек-лист для проверки: фигуристы во время выступлений должны выполнять определенные техники (аксель, тулуп и другие). Судьи отмечают наличие этих техник для каждого спортсмена в своих чек-листах и выставляют оценки. Другой пример — вы запускаете веб-сайт. Создается чек-лист для тестировщиков, какие блоки и элементы нужно обязательно проверить на предмет юзабилити. Например, первым пунктом нужно проверить, как загружаются страницы, вторым — кнопки, третьим — корректно ли работает форма авторизации. Также интернет-магазин или сайт может контролировать исполнителя, особенно при работе с фрилансером. К примеру, при заказе обозначить не просто дедлайны, но и инструкцию проверок конечных работ. Это увеличит эффективность, позволит сделать и объяснить подзадачи.
• Чек-лист для общения с клиентами. По сути, это тоже, что и скрипт продаж. Например, инструкция для оператора колл-центра или сайта, что он должен обязательно сказать или спросить во время звонка.

Это только небольшая часть примеров чек-листов, которые можно встретить в повседневности. Это может быть план на день с бытовыми задачами, задания по работе, план покупок и многое другое.

Как создать чек-лист и оформить

Содержание чек-листа зависит от выбранной темы. Чек-лист позволит удобно вести бизнес дела, решать задачи по маркетингу или своевременно постить в блог — у каждого собственные критерии. Важно сделать удобный для жизни план действий, составить чек-лист сложно только поначалу. Если вы используете сервис планировщик, то там можно выбрать шаблон для составления в пару шагов, посмотреть кейсы или даже пройти курсы.

Структура чек-листа примерно одинакова:

• Заголовок. Он должен быть заметным, содержательным и простым для понимания.
• Вступление. Во вступлении вы поднимаете проблему клиента и говорите, что чек-лист поможет ее решить.
• Основная часть. Главное правило при написании основной части — никакой воды.
• Заключение, краткий вывод или итоговый список, который обобщает всю полученную информацию.

Чек-лист — это не просто текстовый материал. Он должен выглядеть привлекательно, чтобы было интереснее читать и приятнее работать с материалом. Поэтому заранее подготовьте обложку (можно указать на ней заголовок, фирменные знаки, изображения), нейтральный фон, отформатируйте текст и подберите изображения при необходимости.

Основные правила и этапы создания чек-листа:

1. Выбор цели, целевой аудитории и формата. Подготовка чек-листа начинается с аналитической работы. Вначале надо понять, кто будет читать чек-лист, какие проблемы он поможет решить. От этого будет зависеть формат чек-листа.
2. Разделите задачу на этапы — это будет своеобразный каркас списка.
3. Далее следует детализировать каждый этап по хронологии, разбить его на отдельные операции.
4. Продумать, какие ошибки могут быть допущены работниками (если это чек-лист для них) на любой из этих стадий, и внести соответствующие напоминания/предупреждения в список.
5. Протестировать получившуюся пробную версию чек-листа.
6. При необходимости внести исправления и дополнения.

Для интернет-маркетолога неотъемлемым и ежедневным пунктом в чек-листе является проверка отчетов в сервисе сквозной аналитики для контроля ситуации и быстрого реагирования, если что-то идёт не так.

Оформления чек-листа зависит от выбранного приложения или сервиса. Услуги специалистов обычно не требуются, чтобы сделать чек-лист. Технических аспектов немного, сервисы позволяют просто, быстро и удобно составлять планы. Если чек-лист коммерческой направленности с большим перечнем категорий, то чтобы ничего не упустить, лучше обратиться к специалистам или знакомым. Самостоятельно разработать может быть сложно.

Преимущества и недостатки

Рассмотрим преимущества и сложности, которые могут появиться при использовании чек-листов для различных кейсов и задач.

Плюсы

Минусы

Гибкость — этот вид простой проверки может быть использован во всех уровнях и типах тестирования, хоть и в разной форме, помимо этого, его легко адаптировать под нужды конкретной задачи. Простота создания и поддержки — создать, использовать и поддерживать контрольный список несложно, помимо этого, существует довольно много легкодоступных инструментов, но их я рассмотрю в конце статьи. Простота визуализации — легко понять, что уже готово, что не готово, оценить просто возможность передачи задачи в работу, например или изучить продукт или его часть на наличие и состояние критических проблем без траты времени на поиск в jira или подобных системах. Геймификация. Некоторые люди при выполнении какой-то работы очень любят ставить галочки или крестики, таким образом отмечая завершение процедуры. Это превращается в своеобразную игру – чем больше отметок, тем лучше. Это позволяет создать просто расслабленное настроение, ничего не будет мешать и удобно выполнять. Чек-листы можно использовать для прививания дисциплины. Делегирование полномочий и декомпозиция. Если подробно устанавливать некоторые рабочие этапы, становится очевидно, какие задачи можно выполнить самостоятельно, а какие просто поручить другим. + Раскрыть Исключение или предупреждение ошибок. Можно устранить вероятность возникновения огромного количества сбоев или несостыковок, если сделать продуманный план. Мотивация. Когда человек наблюдает за процессом выполнения работы через чек-лист, он наглядно видит прогресс. Это дает чувство удовлетворения и мощный толчок для более быстрого завершения дел. Организация и совершенствование процессов. В результате обеспечивается прямое выполнение задач, люди становятся в разы более организованными. Получение аналитических данных. Всю информацию потом можно собрать и построить на ее основе графики, гистограммы или диаграммы. Экономия времени. Использование шаблона – это экономия времени на ежедневное составление и структурирование списка дел. Человеку не придется долго сидеть и думать, что же делать дальше, ведь самое главное всегда будет под рукой.

Слабая детализация для некоторых целей. Например, вашей команде содержание будет понятным, но заказчикам может быть непонятна суть. Из-за этого сложно использовать для отчетности, чаще в жизни чек-листы используют только для команды. Различия в интерпретации. QA инженеры с различным опытом могут выполнять одинаковые задачи, используя различные подходы, что может быть одновременно и плюсом и минусом. Не подходят для новичков и джунов. Если опытный сотрудник без проблем может понять, что следует проверить, проконтролировать и учесть с помощью списков, с новичком есть вероятность, что такого уровня будет мало. Создание чек-листа может быть формой прокрастинации. Это когда вместо выполнения простой задачи люди тратят время на чрезмерно детальное планирование. Есть риск непреднамеренного саботажа пунктов списка во время работы. Поэтому важно объяснить всем участникам каждый пункт максимально подробно. Рутинная работа по списку. После внедрения типовых чек-листов сотрудники скорее будут слепо двигаться по готовому алгоритму, чем привносить что-то новое в процесс работы.

Чем чек-лист отличается от гайда и списка дел

Часто эти понятия — гайд, список дел (to do list) и чек-лист (check list) — употребляются как синонимы, но это не совсем верно. Все эти инструменты помогают запоминать какие-то вещи и содержат рекомендации по выполнению задач, но на этом их сходство кончается. Разберем каждый тип и отличие с примером.

Допустим, нужно испечь кекс. Составим список дел, гайд и чек-лист для данной задачи:

1. Гайд — это своего рода рекомендации. Она включает в себя действия, которые нужно совершать в определенной последовательности. У руководства могут быть различные варианты действий. В нашем примере, это может быть задача по покупке ингредиентов, взбиванию блендером крема и по выпечке коржей в духовке при температуре 180 градусов. Если пропустить какое-либо действие из гайда, то результат не получить.
2. Список дел составляется для каждой конкретной задачи и используется всего раз, а чек-лист помогает контролировать повторяющиеся процессы. Чек-лист состоит из обязательных пунктов, а пункты из списка дел можно перенести, изменив очередность, либо вовсе не делать. Например, для выпечки нужно подготовить все ингредиенты и необходимое оборудование, прежде чем начинать процесс — составить список дел. В него может войти список ингредиентов, которые нужно приобрести, или задачи. Этот вид носит более конкретный характер и помогает сосредоточиться на том, что нужно сделать прямо сейчас.
3. Пошаговый план — это поэтапная инструкция, которой необходимо строго придерживаться для получения результата. Здесь нельзя отменить или перенести следующий пункт, так как важна установленная последовательность действий. Например, здесь есть четкие пошаговые задачи для выпечки, которые необходимо соблюсти в точности.

В отличие от всего вышеперечисленного, чек-лист обычно содержит инструкции, как сделать то или иное дело. А также подробные шаги, которые нужно выполнить, чтобы сделать его хорошо. Чек-лист — это пункты, которые нужно проверить, чтобы результат получился идеальным. Если пропустить какой-нибудь из пунктов чек-листа, то результат всё равно получится.

Чек-лист — это проверочный список, который помогает делать что-то идеально и постоянно, выполнять задачи быстрее и эффективнее. Он позволяет достичь высокого качества и уменьшить количество ошибок.

Приложения и сервисы для создания чек-листов

Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме. Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но не обязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные удобные конструкторы.

Разберем популярные программы, где можно создать чек-листы:

• Canva. Это универсальный сервис, в котором можно разработать дизайн или воспользоваться шаблоном. Сервис доступен для использования как на платной, так и бесплатной основе.
• TestRail. Сервис мобильного аудита полного цикла на основе чек-листов. Основная специализация — автоматизация бизнес-процессов.
• TestLink. Комплексная система тест-менеджмента.
• Trello. Имеет функционал составления чек-листов в рамках задач.
• Google.Sheets — этот инструмент в представлении не нуждается. Тем не менее это, конечно, не единственное решение с таблицами, Excel тоже подойдет!
• Microsoft To Do (ранее Wunderlist) — отличное решение для чек-листов. Предусмотрена генерация задач из электронной почты, также интеграция с Dropbox, Slack и Zapier.
• Miro. В этом приложении удобно создавать уже Mind Maps.
• Jira. Есть много вариантов встраивания под разные задачи + доп. Инструменты, такие как этот.
• Venngage. Сервис, позиционирующий себя как инструмент для создания инфографики, имеет множество шаблонов для графического дизайна, среди которых презентации, баннеры, диаграммы, отчеты, открытки, офферы и др.
• Adobe Creative Cloud Express. Множество шаблонов и возможностей для чек-листов.
• 365Done. Самый популярный сайт в рунете для создания чек-листов. Он русскоязычный, поэтому практически все представленные шаблоны или готовые списки идут на русском языке. Пользоваться им можно как бесплатно, так и платно – для этого есть возможность денежной поддержки проекта или покупка тетрадей, дневников и книг в магазине.
• Any.Do. Приложение позволяет вести учет ежедневных дел и составлять красивые, аккуратные чек-листы.
• WorkFlowy. Функционал обширен – тут можно подбирать разные форматы и делиться ими с коллегами, вписывать задачи в свое или чужое расписание, добавлять заметки.
• Planfix это центр управления компанией. Здесь ставят и выполняют задачи, управляют проектами, планируют работу и достигают цели.
• Чек-лист | Эксперт. Этот вариант прекрасно подходит для ситуаций, когда вы выполняете большое количество типичных задач, но при этом необходимо проконтролировать все их этапы.
• Checkli. Англоязычный аналог «Чек-лист | Эксперт».
• Notion. Возможность командной работы над проектами, интеграция с популярными сервисами (Google Drive, Figma, Twitter, Slack, Invision и др.) и большой набор шаблонов для ведения задач еще больше расширяют функциональность сервиса.
• Evernote Business. Одно из самых популярных приложений для создания заметок поможет не только составить to-do-списки, а и сохранить нужную информацию в различных форматах.
• OneNote. Сервис напоминает электронную записную книжку: можно создавать разделы и страницы, делать заметки на полях и даже рисовать, как бы вы это делали в обычном блокноте.
• Todo.txt. Это технология работы с задачами. Система Todo.txt предполагает создание простых файлов, с которыми можно работать как в обычном «Блокноте», так и в различных специальных сервисах.
• Remember The Milk. Напоминания о заданиях, созданных в этом планировщике, могут приходить на почту, в мессенджеры, по SMS, через мобильные приложения, в Twitter. Благодаря привязке к Google Maps можно привязывать напоминания к месту.
• Any.do. Софт имеет две основные функции: создание чек-листов и заполнение календаря-ежедневника. Есть синхронизация с Google Календарем и iCloud.
• TickTick. Менеджер задач, где реализован широкий набор как стандартных функций, так и продвинутых фишек.
• Todoist. В приложении можно создавать проекты, разбивать их на отдельные задачи и вести их совместно с командой. Большинство популярных функций — таких как напоминания, метки, приоритетность, загрузка файлов, комментарии и фильтры — доступны только в премиум-версии.
• MyLifeOrganized. Программа предлагает автоматическое составление списка заданий, к которым следует приступать далее, позволяет выстраивать гибкие иерархии и создавать зависимости между действиями. Только для личного пользования.
• Habitica. Игровое приложение Habitica для выработки полезных привычек, ведения личных задач и достижения целей. Выполняя задания из списка, вы прокачиваете своего персонажа, получая более продвинутые доспехи, навыки и артефакты.
• Connecteam. Приложение для работы малого бизнеса. Пользователям доступна возможность заполнения планов, форм, отчетов, заточенных под дистанционную работу.
• Zenkit To Do. Программа подходит для решения рутинных задач. Присутствует бесплатный тариф.
• Google Keep. Google предлагает возможности для создания ежедневных чек-листов. В них можно добавлять списки, голосовые записи, изображения и заметки. Кроме того, вы можете ставить теги, структурирующие контент по темам.
• JotForm. Конструктор для сбора информации и создания различных чек-листов, в том числе в PDF-формате. В программе есть возможность редактировать готовые шаблоны в PDF.
• 101 Planners, который похож на Canva, только с чуть менее удобным интерфейсом и без русскоязычной версии. Шаблоны полностью бесплатные — вдруг приглянутся именно эти.
• CheckOffice служит для автоматизации чек-листов, выявления и устранения нарушений в сетевых компаниях любого размера.

Полезные советы

Чтобы чек-лист был успешно внедрен в жизнь, нужно сделать его согласно правилам: максимально лаконичным и понятным. Обратите внимание на эти советы:

1. Определитесь с целью и аудиторией чек-листа.
2. Записывайте в виде списка все задачи, которые помогут достичь конкретной цели.
3. Начните с внедрения в те области, где начались проблемы с упорядочиванием процессов.
4. Формулируйте результат, который вам нужен, и разбейте на этапы процесс его достижения. У вас должен получиться список задач, которые можно будет пошагово выполнить за один раз.
5. Расставляйте приоритеты. Заносите в чек-лист основное, удалите лишние задачи.
6. Пишите просто и кратко. Смысл в том, чтобы задача была понятна с первого раза за пару минут, не пугала объемной или путаной формулировкой.
7. Один пункт — одно действие. Например, «заказать духи, когда получу деньги» — это два действия: «получить деньги» и «заказать духи».
8. Лучше объединить задачи, которые либо имеют что-то общее, либо их нужно выполнять в определенной последовательности.
9. Делайте не больше 20-25 пунктов. Если список получается слишком длинным и пунктов больше, то рекомендуем разбить его на несколько логических частей, после для каждой составить свой чек-лист. Чек-листами должно быть удобно пользоваться.
10. Пункты в чек-листе пишутся исключительно в утвердительной форме: «Открыть документ», «Зайти в меню». Можно использовать повелительное наклонение: «Откройте документ», «Зайдите в меню».
11. При оформлении не стоит использовать много цветов, чтобы не отвлекать внимание от сути чек-листа. Оптимально — 2-3 цвета. Если цветов больше, то они должны быть неяркими.
12. Если чек-лист создается с маркетинговыми целями, он должен содержать максимум полезной информации без воды.
13. Структура. Желательно использовать 3 колонки. В первой — порядковый номер, во второй — формулировка задачи, в третьей — отметка о выполнении либо статусе проверки.
14. Размещать чек-лист лучше всего на одном листе или на одном экране компьютера, планшета или смартфона без необходимости прокрутки.
15. Можно устанавливать временные рамки для выполнения отдельных пунктов или их групп.

В чек-листе можно ставить не только галочки (выполнено), но и другие обозначения. Например, крестик — не удалось выполнить. Заранее продумайте эти обозначения.

Часто задаваемые вопросы

Раньше чек-листы составляли на бумаге, но сейчас можно с помощью программ: в онлайн-календарях, таблицах в Word и Excel, заметках в телефоне. Если планируете использовать чек-листы многократно, лучше использовать специальные сайты, которые мы разобрали в статье.

Под процессом подразумеваются действия на пути к определенному результату, то есть к цели. Процессы могут быть разовые или периодические, например, ежедневные, еженедельные, ежеквартальные. Цель — это конечный результат чек-листа, ради которого он был составлен.

Подробно то, как составить список задач описали выше. Но цифровые решения не просто записывают нужные шаги, но и позволяют:

• Собирать информацию и из нее создавать список дел.
• Отображать задачи или проект в режиме реального времени.
• Отправлять напоминания о задачах.
• Обеспечивать работу в команде.
• Отслеживать ежедневные задачи.
• Добавлять фотографии, видео, электронную подпись, а также GPS-метки для дополнительной информации.
• Отслеживать ход выполнения задач и проектов.
• Для создания электронных чек-листов существует бесчисленное множество приложений. Поэтому, прежде чем принимать окончательное решение, определитесь с теми задачами, которые вы планируете решать с помощью такого ПО.

Для этого выбирайте нужное приложение и следуйте инструкции.

Чек-листы могут быть применимы во всех сферах. Они могут выступать в роли списка дела, поэтапного руководства по решению задач или контроля выполнения, для организации командной работы, диагностики проблема в организации, поиска идей и многого другого.

Это тот же перечень задач, но в бизнес-плане. То есть задачи составлены для менеджера (по типу скрипта продаж), маркетолога, команды в целом. Это как некая пагинация, так как нумерует порядок дел по их важности и скорости выполнения. Иногда, даже самая популярная CRM-система так не помогает в бизнесе, как готовый чек-лист.

Заключение

Правильно составленный и оформленный чек-лист, в зависимости от цели, идеальный инструмент для привлечения новых клиентов, повышения продаж, налаживания рабочих процессов или развития самодисциплины. Чек-лист для сотрудника, – главный инструмент самоконтроля. Он будет помогать не забыть о важном. Сможет защитить и от недопонимания. В конечном итоге выигрывают все – и работники компании, и клиенты, ведь такой способ проверки позволяет увеличить качество обслуживания, сокращая расходы. Чек-лист в личной применении высвобождает ментальные ресурсы для того, чтобы было время сосредоточиться на сложном. Помогает быть дисциплинированным.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter